OKRs in Action! วางเป้าหมายและกำหนดทิศทางองค์กรด้วย OKRs อย่างไรให้ได้ผล

ใกล้สิ้นปีแล้ว หลายๆ องค์กรคงกำลังเริ่มตั้งเป้าหมายและวางแผนกำหนดทิศทางองค์กรในปีหน้า ในขณะเดียวกัน ช่วงนี้ยังเป็นเทศกาลของการวัดผลการทำงานตามเป้าหมายที่เคยตั้งไว้ ซึ่งเชื่อว่าอาจมีหลายคนและหลายบริษัทที่ต้องชอกช้ำกับการวัดผลประเมินแบบเดิมๆ จนหมดกำลังใจ โดยอาจไม่เคยตั้งคำถามเลยว่า วิธีการวัดผลที่เราใช้กันอยู่นั้น มีข้อดีข้อเสียอะไร และส่งผลต่อวิธีการทำงานของเราอย่างไรบ้าง?

ความเจ็บช้ำจาก KPI เครื่องมือตั้งเป้าหมายและวัดผลจากศตวรรษที่แล้ว ที่มักจะให้ความสำคัญกับยอดการผลิตในอุตสาหกรรม ทำให้องค์กรรุ่นใหม่เริ่มตั้งคำถาม และตื่นตัวที่จะหาวิธีการใหม่ในการตั้งเป้าหมายให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น ทันต่อความเปลี่ยนแปลงของโลกที่รวดเร็ว และมุ่งให้ความสำคัญกับ ‘คน’ มากกว่า เป็นที่มาของการตื่นตัวและหันมาใช้เครื่องมือตั้งเป้าและวัดผลที่เรียกว่า “OKRs” หรือ “Objective and Key Results” กันอย่างกว้างขวางในขณะนี้

เช่นเดียวกันกับที่ไทย เมื่อเดือนพฤศจิกายนที่ผ่านมา (2561) Magnetolabs เองก็ได้ไปร่วมอัปเดตความรู้ในงาน TARAD’s Beer Talk ครั้งที่ 3 “OKR 101 มาเรียนรู้เครื่องมือเพื่อวางเป้าหมายองค์กรยุคใหม่ด้วย OKR กันเถอะ” ที่จัดโดย TARAD.com ซึ่งเหล่าองค์กรยุคใหม่ที่ใช้ OKRs จริงมาร่วมกันแชร์ประสบการณ์ เราจึงอยากถอดบทเรียนและสรุปความรู้จากงานมาแชร์ให้กับทุกคน เพราะเราเองก็ตื่นเต้นกับวิธีการนำ OKRs มาใช้ให้ได้ผล และก็คิดว่าคุณเองก็น่าจะตื่นเต้นเช่นเดียวกับเรา

OKRs คืออะไร? ทำไมใครๆ ก็พูดถึง

OKRs หรือ Objectives and Key Results คือ เครื่องมือตั้งเป้าหมาย (Objectives) และกำหนดตัววัดผลที่ทำให้เป้าหมายเป็นจริง (Key Results) ซึ่งมีการริเริ่มใช้โดยบริษัท Intel มาตั้งแต่ปี 1974 แต่เพิ่งจะเป็นที่รู้จักกันอย่างกว้างขวางเมื่อบริษัท Google ก่อตั้งขึ้นและนำเครื่องมือนี้ไปใช้ในการกำหนดเป้าหมายและขับเคลื่อนองค์กรในปี 1999 จนประสบความสำเร็จเป็นอย่างมาก หลายองค์กรโดยเฉพาะบริษัทด้านเทคโนโลยีก็นำ OKRs มาใช้บ้าง

OKRs มีลักษณะเด่นที่แตกต่างจากเครื่องมือตั้งเป้าหมายและวัดผลตัวอื่นๆ เพราะจะกำหนดเป้าหมายหรือ Objective เพียงไม่กี่ข้อ และจะตั้งเป้าหมายเป็นรายไตรมาส (Quarter) ไม่ใช่หนึ่งปีเหมือนเครื่องมือตัวอื่น เพื่อให้เราสามารถจดจ่อกับเป้าหมายและมุ่งมั่นทำจนสำเร็จให้ได้ ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในยุค Agile นอกจากนี้ หลักการที่นิยมในการตั้ง OKRs ยังมักตั้งแบบ “เกินตัว” หรือไกลกว่าความสำเร็จเดิม เพื่อผลักดันให้ทั้งคนและองค์กรเติบโตได้อย่างรวดเร็ว  OKRs จึงมีข้อได้เปรียบกว่าเครื่องมือตัวอื่น เช่น

  • ยืดหยุ่นและทันความเปลี่ยนแปลง เพราะมีหลักการตั้งเป้าหมายเป็นไตรมาสหรือเพียง 3 เดือน หากเกิดความเปลี่ยนแปลงหรือมีเหตุการณ์ไม่คาดคิดเกิดขึ้นก็จะสามารถปรับหรือเบนทิศทางองค์กรให้ทันกับโอกาสใหม่ๆ ได้ แตกต่างจาก KPI ที่ต้องรอประเมินเมื่อสิ้นปี
  • เปิดโอกาสให้เกิดการเรียนรู้ ทั้งจากข้อผิดพลาดและอุปสรรคที่ขัดขวางไม่ให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้ตลอดไตรมาส เพื่อที่จะหาวิธีการที่ได้ผลมากกว่าในไตรมาสหน้า
  • ทลายขีดจำกัดความสามารถและความเป็นไปได้ เพราะลักษณะการตั้ง OKRs มักจะตั้งเป้าหมายที่ไกลกว่าที่เคยทำได้ ในระยะเวลาที่จำกัดเพียง 3 เดือน ช่วยให้คนทำงานหรือองค์กรพร้อมเอาชนะความสำเร็จเดิม และออกไปพบความเป็นไปได้ใหม่ๆ
  • ให้ความสำคัญกับการพัฒนา ‘คน’ ด้วยการประเมินที่ไม่ได้ต้องการความสำเร็จที่สมบูรณ์ แต่ยังเหลือพื้นที่สำหรับความท้าทายและความผิดพลาดที่ทำให้เกิดการเรียนรู้เพื่อให้คนพัฒนาตัวเอง นอกจากนี้ ทุกคนในองค์กรจะต้องมีส่วนร่วมในการตั้ง OKRs ของบริษัท นั่นหมายความว่า ทุกไอเดียสำคัญ
  • เปิดทางสำหรับความคิดสร้างสรรค์ เนื่องจากการมีส่วนร่วมในการคิด OKRs ของทุกคนในองค์กร อาจทำให้พบกับไอเดียใหม่ๆ โดยไอเดียที่ใช้ได้อาจมาจากคนที่ปฏิบัติงานจริง ไม่ใช่ผู้บริหารหรือคนที่วางกลยุทธ์เท่านั้น

จุดเด่นเหล่านี้ถือเป็นสาเหตุที่หลากหลายองค์กรชั้นนำระดับโลก เช่น Intel, Google, LinkedIn, Twitter Uber หรือในไทย เช่น AIS dtac เป็นต้น เลือกใช้เครื่องมือตั้งเป้าหมาย (Goal Management) ตัวนี้  และด้วยประสิทธิภาพที่ได้รับการพิสูจน์จากองค์กรเหล่านั้น ทำให้ OKRs เป็นที่พูดถึงกันมากในแวดวงธุรกิจยุคใหม่

ลักษณะของ OKRs ที่ดีเป็นอย่างไร

จุดเด่นและวัตถุประสงค์ของ OKRs ออกแบบมาเพื่อให้เราสามารถจดจ่อกับเป้าหมายได้ นั่นหมายความว่า เป้าหมายต้องชัดเจน น้อยข้อ สามารถจัดลำดับความสำคัญ (Pririotize) ได้ ซึ่งสามารถสรุปลักษณะที่ดีของการตั้ง Objective และ Key Results ขององค์กรได้ดังนี้

  • มี Objectives ไม่เกิน 3 – 5 ข้อ สำหรับหนึ่งองค์กรต่อไตรมาส
  • มี Key Results ไม่เกิน 3 – 5 ข้อ ต่อ 1 Objective
  • ตั้ง Objective ที่สามารถเอาชนะความสำเร็จเดิมๆ
  • ตั้ง OKRs ให้เป็นผลลัพธ์ที่สำเร็จแล้ว (Outcome) ไม่ใช่งานในระหว่างกระบวนการ (On-process Task)
  • Key Results ต้องวัดผลได้ ทำให้ Objective เป็นจริงได้ และสามารถประเมินความสำเร็จ (Grade) ของ Objective ได้

OKR Objective & Key Results
ที่มาภาพ

ตัวอย่าง OKRs ข้างต้นเป็นตัวอย่างจากการบรรยายเรื่อง OKRs ของ Google จะเห็นได้ว่า Objective คือ สิ่งที่ต้องการ สิ่งที่อยากได้ และ Key Results ก็คือสิ่งที่ตอบโจทย์ Objective ที่สามารถทำให้เป้าหมายเป็นจริง นั่นคือ หากทีมฟุตบอลสามารถคว้าชัยชนะในงาน Super Bowl ได้ และสามารถทำให้คนมาร่วมเชียร์ได้ถึง 88% ของสแตนด์เชียร์ เป้าหมายหาเงินให้เจ้าของก็จะเป็นจริง นอกจากนี้ Key Results นี้ยังสามารถวัดผลและให้เกรดความสำเร็จได้ด้วย

ทั้งนี้ ระหว่างการบรรยายในงาน TARAD’s Beer Talk พี่โบ๊ท-ไผท ผดุงถิ่น ซีอีโอของ Builk.com หนึ่งในสปีกเกอร์ก็ได้แบ่งปันความเห็นว่า เมื่อครั้งที่จะเริ่มเขียน OKRs ดูอย่างไรๆ ก็ไม่เข้าใจตัวอย่างนี้ จึงแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการศึกษาด้วยตัวเอง และลองนำไปปรับใช้จริงในองค์กรของตัวเอง เพราะตัว OKRs มีความยืดหยุ่นมากอยู่แล้ว หากไปก๊อปปี้ตัวอย่าง OKRs ของบริษัทอื่นมา ก็อาจจะใช้ไม่ได้จริงกับองค์กร และขัดกับหลักการของ OKRs ที่คนในองค์กรจะต้องร่วมกันตั้งเป้าหมาย อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนยังเห็นว่าตัวอย่างนี้ชัดเจนดี เหมาะสำหรับการใช้อธิบายในเบื้องต้นจึงได้นำมาใช้

ตั้งเป้าหมายอย่างไรให้ท้าทายและทำลายขีดจำกัด

วิธีการตั้งเป้าหมายเพื่อให้สามารถเอาชนะความเป็นไปได้และความสำเร็จเดิมๆ นั้น ต้องตั้งให้ท้าทาย โดยหลักการที่มักนำมาใช้ก็คือ การตั้งเป้าหมายแบบ “Stretch Goal” เป็นการตั้งเป้าหมายให้ใหญ่ ให้ไกล ให้ท้าทายความสามารถเข้าไว้

พี่อ้อพรทิพย์ กองชุน ผู้ก่อตั้ง Jitta และอดีตผู้บริหาร Google ประเทศไทย ผู้นำเทรนด์ OKRs ไทย หนึ่งในสปีกเกอร์หลักของงาน ได้แชร์การตั้งเป้าหมายแบบ Stretch goal ที่ Google ว่าใช้วิธีคิดแบบ Moonshot Thinking ซึ่งหมายความว่า หากตั้งใจจะทำอะไรให้สำเร็จ ให้คูณผลลัพธ์ที่คาดไว้ให้ใหญ่กว่าเดิมหลายเท่า เมื่อ Google จะทำอะไร Google ก็จะตั้งเป้าหมายแบบ 10x (สิบเท่า) เพื่อสร้างแรงผลักดัน สร้างแรงบันดาลใจ และทลายขีดความสามารถและความเป็นไปได้ ทั้งนี้ การตั้งเป้าหมายยังต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง มีแนวโน้มที่จะเป็นไปได้ และมีทรัพยากรที่เอื้อต่อความสำเร็จ

การตั้งเป้าหมายด้วยวิธีการนี้ตอบโจทย์ OKRs ที่สุด เพราะหัวใจในการตั้ง OKRs นั้น ไม่ใช่การที่เราสามารถ “Meet” Key Results ได้ 100% แต่คือการเรียนรู้จากการพยายามทำเป้าหมายให้สำเร็จ รวมถึงอุปสรรคที่ทำให้ไปไม่ถึงเป้าหมาย ดังนั้น หากสามารถบรรลุเป้าหมายได้ 60 – 70% ก็ถือว่าน่าพอใจแล้ว แต่ถ้าหากบรรลุเป้าหมายได้ 100% ก็จะถือว่าเป้าหมายที่ตั้งไม่ท้าทายพอ

หัวใจในการตั้ง OKRs นั้น ไม่ใช่การที่เราสามารถ “Meet” Key Results ได้ 100%
แต่คือการเรียนรู้จากการพยายามทำเป้าหมายให้สำเร็จ รวมถึงอุปสรรคที่ทำให้ไปไม่ถึงเป้าหมาย

นอกจากนี้ ยังมีวิธีการตั้งเป้าหมายอีกแบบ นั่นคือ การตั้งเป้าหมายแบบ “Committed Goal” หมายความว่า สิ่งที่ตั้งใจทำ ต้องทำให้ได้ อาจหมายถึงภาระที่ต้องรับผิดชอบอยู่แล้ว และต้องทำให้สำเร็จ เพียงแต่กำหนดหมุดหมายที่แน่ใจว่าต้องไปให้ถึง ซึ่งจุดประสงค์ของการตั้งเป้าหมายประเภทนี้ คือการรักษาระดับมาตรฐาน หรือเป็นการ “หนี” ความเสียหายที่กำลังตามมา เช่น ต้องเขียนบทความให้ลูกค้าวันละ 1 บทความตามสัญญา มิเช่นนั้นจะถูกปรับ เป็นต้น

ทั้งนี้ การตั้งเป้าหมายทั้งสองแบบข้างต้น เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของ Objective ที่ต่างกัน โดยแนะนำว่า หากต้องการที่จะพัฒนาความสามารถของบุคลากรในองค์กร การตั้งเป้าหมายแบบ Stretch จะช่วยให้ทีม Perform งานได้ดีอย่างไม่คาดคิด หรือหาหนทางแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์มากขึ้น และถ้าอยากสร้างบรรทัดฐาน ความสม่ำเสมอ หรือระบุหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ การตั้งเป้าหมายแบบ Committed จะเหมาะสมมากกว่า

Argument:  มีข้อชวนถกเถียงเล็กน้อยในหมู่คนที่จะเริ่มใช้ OKRs ว่าควรตั้งเป้าหมายเป็นแบบ Quality หรือ Quantity เพื่อประสิทธิผลของงาน และก็มีคนถามคำถามนี้ขึ้นมาในงานด้วยเช่นกัน เหล่าสปีกเกอร์ทั้งสามของเราเห็นตรงกันว่า แม้โดยทั่วไป จะตั้ง OKRs เป็นแบบ Quality แต่ก็สามารถตั้งเป้าหมายแบบ Quantity ได้เช่นกัน โดยขึ้นอยู่กับลักษณะของเป้าหมาย เช่น “พัฒนาศักยภาพการทำงานของพนักงาน” (Quality) และ “ทำยอดขายให้ได้ 100,000 ชิ้น” (Quantity) เป็นต้น

5 เคล็ดลับการใช้ OKRs ในองค์กรให้ได้ผล

ด้วยความที่หลายๆ บริษัทอาจจะคุ้นเคยกับเครื่องมือตั้งเป้าหมายและประเมินผลตัวอื่นๆ โดยเฉพาะ KPI การนำ OKRs มาริเริ่มใช้จึงต้องศึกษาให้เข้าใจถ่องแท้เสียก่อน หากนำมาใช้ไม่ถูกต้องผลของ OKRs อาจไม่น่าพอใจ หรืออาจเกิดปัญหาจากความเข้าใจผิดต่างๆ ได้ ซึ่งสปีกเกอร์ของเราทั้งพี่โบ๊ท พี่อ้อ และอีกท่านหนึ่ง คือ พี่แท๊ป-รวิศ หาญอุตสาหะ กรรมการผู้จัดการบริษัท ศรีจันทร์สหโอสถ และเจ้าของเพจ “Mission to the Moon” ก็ได้แชร์ประสบการณ์ใช้ OKRs จริงในองค์กรที่สามารถสรุปได้เป็น 4 ข้อ ดังนี้

1. แรกเริ่มใช้ ให้เริ่มที่ Mindset

หัวใจสำคัญของการนำสิ่งใหม่ๆ มาใช้ คือ ความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งนั้น ผู้ที่จะนำ OKRs มาใช้ต้องรู้จัก OKRs ให้ดี มี Mindset ที่ถูกต้อง รู้ถึงจุดประสงค์ที่นำเครื่องมือตัวนี้มาใช้ เพราะหากคนในองค์กรยังไม่เข้าใจจริงๆ ยังเข้าใจว่าการวัดผล OKRs นั้นผูกโยงกับการให้รางวัล การประเมินและปรับเงินตอบแทน การใช้ OKRs ก็จะไม่สัมฤทธิ์ผล

ดังนั้น บุคคลกลุ่มแรกที่ต้องเข้าใจและต้อง ‘เชื่อ’ ในเครื่องมือที่นำมาใช้ก่อนให้ดีที่สุดก็คือ เหล่าผู้บริหาร หรือใครก็ตามที่มีส่วนในการกำหนดทิศทางองค์กร เพื่อปรับ Mindset ของคนทั้งองค์กร และชี้ให้เห็นประโยชน์ของเครื่องมือตัวนี้

2. Alignment คือหัวใจ

ที่กล่าวว่าทุกคนต้องมีส่วนร่วมในการคิด OKRs ขององค์กรนั้น เพราะหลักการตั้ง OKRs ขององค์กรจะใช้วิธีการ Top down & Bottom up ซึ่งหมายความว่า จะคิดจากระดับบนลงมาก่อน จากนั้นระดับล่างจะคิดย้อนกลับขึ้นไปจนได้ OKRs ที่สมบูรณ์ โดยแบ่งการตั้ง OKRs ออกเป็น 3 ระดับ ดังนี้

  • Company OKRs เป็นหน้าที่ของระดับบริหารที่ต้องกำหนดทิศทางขององค์กร โดยสามารถนำวิสัยทัศน์และพันธกิจ (Vision & Mission) ขององค์กรหรือเป้าหมายการแข่งขันทางการตลาดมาแปลงเป็น OKRs หรือเฉพาะ Objective ก็ได้ (Top down) เช่น “ต้องการเป็นบริษัทที่คนอยากทำงานด้วยที่สุด” หรือ “ต้องทำยอดขายให้ได้อันดับ 1 ในตลาด” ฯลฯ เพื่อให้ทีมงานในระดับอื่นๆ นำไปใช้เป็นเกณฑ์ในการกำหนด OKRs ของตัวเอง
  • Team OKRs แผนกหรือฝ่ายต่างๆ ในองค์กรจะต้องกำหนด OKRs ของตัวเองที่สนับสนุน OKRs ที่ตั้งไว้ หรือร่วมเสนอ Key Results ที่จะช่วยให้ Objectives ขององค์กรสำเร็จ เช่น ฝ่ายการตลาดกำหนด OKRs ว่าจะทำให้ผลิตภัณฑ์ตัวใหม่เป็นที่รู้จักและพูดถึงในวงกว้าง หรือฝ่ายประชาสัมพันธ์ตั้งเป้าจะทำเว็บไซต์ให้มียอดการเยี่ยมชมมากขึ้น 10 เท่า เพื่อตอบโจทย์ OKRs ขององค์กรที่ต้องการทำยอดขายให้ได้อันดับหนึ่งในตลาด
  • Individual OKRs เช่นเดียวกัน Team OKRs เหล่าพนักงานหรือผู้ปฏิบัติงานก็จะต้องคิด OKRs ของตัวเองให้สอดคล้องกับ OKRs ของทีมและองค์กร ไอเดียของพนักงานนั้นมีค่ามาก เพราะเป็นผู้ปฏิบัติงานจริงที่รู้จักงานดีที่สุด พนักงานจึงสามารถเสนอหนทางใหม่ๆ หรือ OKRs ที่ใช้งานได้ดีกว่า (Bottom up) เช่น พนักงานทำความสะอาดตั้งเป้าหมายว่า จะต้องทำให้ที่ทำงานมีบรรยากาศที่พร้อมสำหรับการทำงาน เป็นต้น

 

OKR Objective & Key Results

ที่มาภาพ

จากตัวอย่างในภาพที่แสดงการกำหนด OKRs ขององค์กรออกเป็น OKRs ของแต่ละฝ่าย และแต่ละหน้าที่ จะเห็นได้ว่า OKRs ในแต่ละระดับมีความสอดคล้อง และมุ่งไปที่ OKRs หลัก เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายให้สำเร็จร่วมกัน โดยการตั้ง OKRs ที่ใช้ได้จริง จะต้องคำนึงถึง Alignment ของ OKRs จากแต่ละฝ่ายและแต่ละคนทั้งในแนวราบและแนวดิ่ง (Horizontal & Vertical)

  • Horizontal Alignment

สำหรับการคิด OKRs โดยคำนึงแบบแนวราบนั้น พี่แท็ปเน้นถึงความรู้สึกเชื่อมโยงกับเป้าหมายหลักของคนในระดับทีมและระดับบุคคลว่า หากตั้ง OKRs ที่คนในองค์กรไม่รู้สึกเชื่อมโยง เช่น “ทำยอดขายให้ได้ 800 ล้านบาท” พนักงานจะไม่เห็นภาพหรือไม่ “อิน” แต่ถ้าเปลี่ยนเป็น “ออก Hero Product และขายให้ได้ 2 ล้านชิ้น” ก็จะเข้าใจและเห็นภาพได้ง่ายกว่า

  • Vertical Alignment

ส่วนการคิด OKRs ในแนวดิ่ง พี่โบ๊ทก็ได้แชร์ประสบการณ์การตั้ง OKRs ที่ Builk.com ไว้ว่า จะต้องเผื่อเวลาสำหรับการคิด OKRs โดยให้แต่ละทีมมาร่วมคิด OKRs ให้เสร็จและนำเสนอกับทีมอื่นๆ ภายในหนึ่งวัน เพื่อที่แต่ละฝ่ายจะได้แสดงความคิดเห็น และปรับ OKRs ให้ Align กับ OKRs ของฝ่ายหรือคนอื่นๆ เช่น งานที่อาจต้องรออีกฝ่ายทำให้เสร็จก่อนจึงจะสามารถทำได้ เป็นต้น และถึงแม้จะเกิดข้อโต้แย้งระหว่างการนำเสนอ นั่นก็ทำให้ต่างฝ่ายได้รับรู้ปัญหาและเข้าใจกันมากขึ้นเพื่อที่จะร่วมคิด OKRs ที่สมบูรณ์กว่าเดิม

3. OKRs ที่ได้ผลดีต้องโปร่งใส (Transparency)

จะนำ OKRs มาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด OKRs ของคนทั้งองค์กรต้องโปร่งใส หมายความว่า OKRs ของทุกคนจะถูกแชร์ให้คนอื่นๆ ในองค์กรเห็นด้วย โดยพี่อ้อก็ได้แชร์ประสบการณ์การทำงานที่ Google ว่า จะมีการเขียน OKRs ไว้บน Spreadsheet ที่สามารถแชร์ได้กับทั้งองค์กร ทุกคนจะเห็นว่า OKRs ของคนอื่นๆ คืออะไร เขากำลังให้ความสำคัญกับเรื่องใดอยู่ แม้กระทั่ง OKRs ของ Larry Page ทุกคนก็รู้

ประโยชน์ของความโปร่งใสข้อนี้ สปีกเกอร์ทั้งสามก็เห็นตรงกันว่า OKRs ช่วยให้ผู้บริหารจดจ่อกับเป้าหมายขององค์กรในแต่ละไตรมาสได้ และไม่มอบหมายงานที่นอกเหนือจาก OKRs ของลูกน้องและองค์กรให้ทีมหรือลูกน้อง เพราะหลายๆ บริษัท โดยเฉพาะเหล่าสตาร์ตอัป มักมีไอเดียเกิดขึ้นมากมาย หรือเมื่อมีทุน มีโอกาสที่เข้ามามากก็อยากริเริ่มโปรเจกต์ต่างๆ ขึ้นมา ซึ่งหลายครั้งมักไม่ประสบผลที่น่าพอใจ เพราะมีโปรเจกต์เต็มไปหมดจนไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้

OKRs ที่โปร่งใส จะช่วยให้ผู้บริหารจดจ่อกับเป้าหมายขององค์กรในแต่ละไตรมาสได้ และไม่มอบหมายงานที่นอกเหนือจาก OKRs ให้ทีมหรือลูกน้อง

4. หั่นเป้าหมายระยะยาวลง OKRs

แน่นอนว่าการบริหารองค์กรนั้น ต้องมองการณ์ไกล ต้องวางแผนในระยะยาว การตั้ง OKRs หรือเป้าหมายเพียง 3 เดือน อาจดูไม่ตอบโจทย์การเติบโตของบริษัทในระยะยาว สำหรับข้อสงสัยเรื่องนี้ พี่อ้อก็ได้ให้ตัวอย่างที่ทำให้เราเข้าใจวิธีการปรับใช้ OKRs แบบระยะยาวมากยิ่งขึ้น ด้วยการแบ่งแผนระยะยาวออกเป็นไตรมาส

ยกตัวอย่างเช่น หาก Jitta ต้องการให้คนนำเงินมาลงทุนด้วย 10,000 ล้าน AUM (Assets Under Management) ภายใน 1 ปี ก็อาจจะแบ่งเป้าหมายเป็น 4 Qs คือ ไตรมาสละ 2,500 ล้านบาท หรือหากเห็นความเป็นไปได้ว่า Q ที่ 1 สามารถทำได้ครึ่งหนึ่ง หรือ 5,000 ล้านบาทเลย เพราะคนโบนัสออก รวมทั้งคาดการณ์ว่า Q ที่ 2 มีสงกรานต์ คนต้องใช้จ่ายเยอะจึงอาจได้ไม่ถึง 2,500 ล้านบาท ก็อาจตั้ง OKRs ใน Q แรก ว่าต้องทำยอดให้ได้ 5,000 ล้านบาทไปเลย เป็นต้น

นอกจากนี้ การแปลงเป้าหมายระยะยาวออกมาทำเป็นไตรมาสๆ นั้น แม้จะไม่สามารถสำเร็จตาม OKRs ที่ตั้งไว้ แต่ด้วยระยะเวลาเพียง 3 เดือน จะทำให้เราเรียนรู้ข้อผิดพลาดหรืออุปสรรคที่ทำให้ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ จึงสามารถปรับปรุง OKRs สำหรับไตรมาสหน้าได้ทัน เพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

5. ไม่ลืมการติดตามและการประเมินผล

เพื่อให้การใช้ OKRs เกิดประสิทธิผลมากที่สุด เราควรติดตามความคืบหน้า OKRs ของแต่ละฝ่ายและแต่ละคนอยู่เสมอ เพราะสำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มใช้ OKRs และพนักงานยังไม่เข้าใจ OKRs จริงๆ บางคนอาจรอเวลาให้ใกล้ 3 เดือน แล้วจึงรีบเร่งทำ Key Results ของตัวเอง

พี่อ้อเสนอวิธีการติดตาม OKRs ที่ Jitta ใช้ นั่นคือ ให้ติดตามความคืบหน้าแบบ Weekly หรือสัปดาห์ละครั้ง และถ้าหากคนในองค์กรมีความเข้าใจหลักการของ OKRs ดีแล้ว ทุกคนสามารถรับผิดชอบเป้าหมายของตัวเองได้ ก็อาจติดตามแบบ Monthly หรือรายเดือนได้ แต่สำหรับ OKRs หลักขององค์กร อาจติดตามดูความคืบหน้าแบบ Mid-term หรือ 1 เดือนครึ่ง ทั้งนี้ ความถี่ของการติดตามยังขึ้นอยู่กับขนาดองค์กรและประเภทของงานด้วย

การประเมินผล OKRs จะให้คะแนนตั้งแต่ 0 – 1 โดย 0 หมายความว่า ไม่สามารถทำได้เลย และ 1 หมายถึงสามารถทำได้ตามเป้าหมายทุกอย่าง หลักการของ OKRs คือ ถ้าบรรลุเป้าหมายได้ 100% นั้น ถือว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ยังไม่ท้าทายมากพอ ไม่ใช่การตั้งเป้าหมายเพื่อผลักดันศักยภาพของตัวเอง ระดับคะแนนที่ดีสำหรับ OKRs จึงอยู่ระหว่าง 0.6 – 0.7 เท่านั้น ดังนั้น จึงต้องย้ำให้คนในองค์กรเข้าใจว่า องค์กรของเราใช้ OKRs ไปทำไม หากตั้ง OKRs ที่ง่ายเกินไป ตั้งให้ตัวเองทำได้ที่ 0.6 – 0.7 ก็ไม่ถือเป็นการใช้ OKRs

สรุปและทบทวนข้อควรรู้ 10 ข้อ ก่อนนำ OKRs ไปใช้จริง

OKRs หรือ Objective and Key Results เป็นเครื่องมือตั้งเป้าหมายและประเมินที่ต่างจากเครื่องมือตัวอื่นๆ ด้วยลักษณะเด่นที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้นำไปใช้สามารถโฟกัสกับเป้าหมายเพียง 3 – 5 ข้อ และทุ่มเทพลังทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้สำเร็จ และเพื่อความยืดหยุ่นและทันต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทั้งยังเปิดโอกาสสำหรับความผิดพลาด เพื่อการเรียนรู้และพัฒนาศักยภาพบุคคล และการเติบโตขององค์กรเป็นสำคัญด้วยกรอบเวลาเพียง 3 เดือน

ด้วยลักษณะและแนวคิดที่แตกต่าง เมื่อจะนำ OKRs ไปใช้จริง จึงควรศึกษาและทำความเข้าใจให้ดีก่อน ซึ่งสามารถสรุปเป็น 10 ข้อควรรู้ได้ ดังนี้

  1. มี 3 – 5 OKRs ต่อไตรมาส
  2. มี 3 – 5 Key Results ต่อ 1 Objective
  3. Key Results ต้องสามารถบรรลุ Objective ได้ และสามารถวัดผลให้คะแนนได้
  4. OKRs คือ ผลลัพธ์ (Outcome) ไม่ใช่งาน (Task)
  5. Key Results สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สิ่งที่ต้อง Focus คือ Objective
  6. การตั้ง OKRs มักใช้การตั้งเป้าหมายแบบ Stretch Goal เพื่อการพัฒนาและการเรียนรู้
  7. OKRs ใช้วิธีการตั้งแบบ Top down & Bottom up ทุกคนในองค์กรต้องคิด OKRs ของตัวเองและมีส่วนร่วมในการคิด OKRs ขององค์กร โดยทุก OKRs ต้องมี Alignment ระหว่างกัน
  8. การวัดผล OKRs ไม่ได้มุ่งเน้นความสำเร็จ 100% เพราะถือว่าง่ายไป ไม่ท้าทาย เป้าหมายที่ดีต้องยากกว่าความสามารถ
  9. OKRs ไม่ได้ผูกโยงกับการให้รางวัลหรือระบบประเมินผลเพื่อผลตอบแทน เพราะมุ่งเน้นการพัฒนาศักยภาพและการเรียนรู้เป็นสำคัญ
  10. Mindset ต่อการใช้ OKRs เป็นเรื่องสำคัญ ทุกคนในองค์กรต้องเข้าใจจุดประสงค์และเห็นความสำคัญของการนำ OKRs มาใช้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

สำหรับบริษัทหรือองค์กรไหนที่กำลังอยากจะลองนำ OKRs ไปปรับใช้ แต่ยังรู้สึกไม่เข้าใจหลักการของ OKRs หวังว่าบทความชิ้นนี้น่าจะช่วยเปิดประตูบานแรกให้คุณได้รู้จัก OKRs ดีมากขึ้นได้นะครับ

3 Comments

  1. สนใจและอยากนำมาปรับใช้กับการทำงานของตัวเอง

    1. ลองใช้แล้วได้ผลอย่างไรอย่าลืมเอามาแชร์พวกเราบ้างนะคะคุณนิกกี้ 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *