0
SHARE

[กรณีศึกษา] เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ Magnetolabs

Array
Sitthinunt

บริษัทของเราเป็นบริษัทที่ค่อนข้างหมกมุ่นเรื่อง Productivity โดยที่ทั้งผม และคุณโบที่เป็น Partner นั้นชอบที่จะสรรหาเทคนิค เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ใหม่ๆ มาใช้ในออฟฟิศ ซึ่งกว่าที่พวกเราจะเลือกใช้ หรือเลือกซื้ออะไรสักอย่างนั้น พวกเราคิดกันค่อนข้างเยอะ เพราะพวกเราให้ความสำคัญกับ User Experience (สิ่งที่เอามาใช้นั้น จะทำให้เรา และน้องๆ ในทีมทำงานได้ง่ายขึ้น ดีขึ้นรึเปล่า)

หลังจากที่ได้ลองผิด ลองถูกมาหลายครั้ง ประกอบกับการที่เราพึ่งย้าย Office ใหม่ ก็เลยทำให้ผมอยากจะเอาวิธีการในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงเรื่องต่างๆ ที่ผม และทีมเรียนรู้มา มาแชร์ให้ได้อ่านกัน

เรื่อง Productivity นั้นเป็นเรื่องเฉพาะบุคคล อะไรที่ดีสำหรับพวกเรา อาจจะไม่ดีสำหรับคุณ เพราะฉะนั้นพออ่านจบแล้ว ผมแนะนำให้ไปคิดต่อ หรือทดลองใช้ดูนะครับ 🙂

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ Magnetolabs

เลือกทำเลให้เดินทางง่าย

ออฟฟิศของเราตั้งอยู่เกือบจะติดกับ BTS ชิดลม (อาคารปิยะเพลส หลังสวน) ก็เลยทำให้ทีมงานของเราเดินทางมาออฟฟิศกันค่อนข้างสะดวก รวมไปถึงการเดินทางไปหาลูกค้าก็สะดวกเช่นกัน เรามีลูกค้าหลายๆ เจ้าที่ออฟฟิศอยู่ใกล้รถไฟฟ้า เพราะฉะนั้นมันทำให้เราประหยัดเวลาเดินทางไปได้ค่อนข้างเยอะ

แต่การที่ Office อยู่ Prime Area ก็มีข้อเสียเหมือนกันเพราะค่าเช่าที่ก็จะค่อนข้างแพง และรถจะติดมากเวลาเร่งด่วน

Note: ในกรณีของผมเอง ผมแก้ปัญหารถติดด้วยการออกจากบ้านให้เช้ากว่าปกติ แล้วก็ไปฟิตเนสก่อน พอตอนเย็นก็ออกจากออฟฟิศให้ช้ากว่าปกตินิดหน่อย

ไม่ซีเรียสเรื่องเวลาเข้าออกงาน แต่ซีเรียสเรื่องผลงานที่ออกมา

เวลาทำงานมาตรฐานของบริษัทเราคือวันจันทร์ – ศุกร์ ตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 6 โมงเย็น แต่จริงๆ แล้วเราไม่ได้ซีเรียสว่าต้องเข้า ต้องออก ต้องพักกินข้าวเป็นเวลาเป๊ะๆ เพราะสิ่งที่สำคัญกว่าเวลาในการทำงาน คือผลงานที่ออกมา

ทั้งนี้ทั้งนั้น เราก็มีกรอบอยู่ในระดับนึง การที่ไม่ซีเรียสเรื่องเวลาเข้าออกงานมันหมายความว่าจะไม่เข้าออฟฟิศเลย หรือว่าจะเข้ามาทำงานตอน 6 โมงเย็น แล้วกลับตี 3 ได้ นอกจากผลงานที่ออกมาแล้ว สิ่งสำคัญคือการรับผิดชอบต่อผู้อื่นเช่น ถ้ามีนัดประชุมตอน 10 โมงเช้าทุกคนก็ควรจะมาให้ทัน 10 โมงเช้า ไม่อย่างนั้นคนอื่นๆ ที่รอประชุมก็จะเสียเวลาไปด้วย

รักษาเวลาของตัวเองแล้ว ต้องรักษาเวลาของผู้อื่นให้ได้ด้วย

ตั้งแต่ใช้วิธี “ไม่เคร่งเรื่องเวลา แต่กระตุ้นให้คนแต่ละคนรับผิดชอบตัวเอง” ถือว่าได้ผลดีอยู่ เพราะน้องๆ ในทีมก็น่ารักรักษาเวลากันได้ดี แล้วก็วันไหนที่มีงานเยอะ หรืองานเร่ง น้องๆ ก็จะพยายามรับผิดชอบงานตัวเองให้เสร็จด้วย

Note: เดี๋ยวนี้ในเมืองนอกเขาฮิตกันมากเรื่อง Remote Work คือจะทำงานเวลาไหน ตอนไหน หรือที่ไหนในโลกก็ได้แต่ขอให้ส่งมอบงานออกมาได้ดี แต่ส่วนตัวผมเองยังไม่ค่อยซื้อไอเดียนี้เท่าไหร่ ผมชอบการที่ให้คนมาอยู่ร่วมกัน และปฏิสัมพันธ์กันมากกว่า เพราะผมคิดว่าวิธีนี้น่าจะสร้างความสัมพันธ์ และวัฒนธรรมที่ดีได้ในระยะยาว (ไม่รู้ว่าผิด หรือถูก แต่จะมาอัปเดตให้ได้อ่านกันเรื่อยๆ นะครับ)

เครื่องมือ 3 ตัวที่ Magnetolabs ขาดไม่ได้

ในบริษัทของเรา แต่ละฝ่ายก็จะมีเครื่องมือเฉพาะของตัวเอง เช่นถ้าเป็น Designer ก็จะใช้ Sketch เป็น Developer ก็จะใช้ Bitbucket หรือถ้าเป็น Marketer ก็จะใช้ Google Keyword Planner

แต่จะมีเครื่องมืออยู่ 3 ตัวที่ไม่ว่าจะอยู่ฝ่ายไหนก็ต้องใช้เหมือนๆ กัน เพราะว่า Magnetolabs ใช้เครื่องมือ 3 ตัวนี้ในการขับเคลื่อนบริษัท

ตัวแรกก็คือ GSuite ซึ่งเป็นเครื่องมือในการรับ-ส่งอีเมลสำหรับติดต่อสื่อสารกับลูกค้า เราใช้ตัวนี้แทน Gmail ธรรมดาๆ เพื่อที่ว่าจะได้เปลี่ยนจาก @gmail.com มาเป็น @wordpress-81423-927507.cloudwaysapps.com ซึ่งค่าใช้จ่ายนั้นก็ถือว่าไม่แพง ตกอยู่ที่ $3 ต่อคนต่อเดือน (ถ้าอยากได้พื้นที่เพิ่มราคาจะเป็น $10 ต่อคนต่อเดือน)

ตัวที่สองคือ Asana ซึ่งเป็น Project Management Software ที่ช่วยให้พวกเราจัดการ Task และ Project ต่างๆ ของลูกค้า (เราใช้ตัวนี้แทนอีเมลไปเลย) พวกเราเคยลองใช้เครื่องมืออย่าง Trello, Teamwork Project, Activecollab และอื่นๆ อีกหลายตัว แต่สุดท้ายมาตกที่ Asana เพราะถึงแม้ว่าฟีเจอร์ของ Asana จะไม่ค่อยเยอะ แต่ก็ถือว่าเยอะเพียงพอสำหรับความต้องการของพวกเรา และข้อดีของมันคือใช้งานง่ายถึงง่ายมาก และราคาไม่แพงนัก (ประมาณ $10 ต่อคนต่อเดือน)  

ตัวที่สามคือ Slack ซึ่งเป็น Chat / Communication Software ที่เราใช้พูดคุยกันในบริษัทไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องไร้สาระ โดยปกติแล้วเราจะใช้ Slack แทน LINE เพราะว่า LINE จะมีเรื่องส่วนตัวอื่นๆ มาปนด้วยซึ่งจะทำให้ลด ประสิทธิภาพในการทำงานของทีม แต่ก็มีข้อยกเว้นอยู่อย่าง คือถ้าลูกค้าใช้ LINE ในการคุยงาน ทางทีมของเราก็จะใช้ LINE กับลูกค้าด้วย อันนี้ต้องยอม (ถ้าจะขอให้ลูกค้ามาใช้ Slack ก็คงยาก)

Note: ถ้าคุณอยากอ่านเพิ่มเติมถึงสาเหตุที่ไม่ควรใช้ LINE คุยงาน ลองเข้าไปอ่านบทความนี้ได้

ให้ความสำคัญกับอุปกรณ์การทำงาน

จากประสบการณ์ของผม อุปกรณ์การทำงานกับอาการ Office Syndrome นั้นแปรผันตรงกัน คือถ้าอุปกรณ์ไม่เอื้อต่อการทำงาน อาการ Office Syndrome จะถามหา (ผมเคยเป็น Office Syndrome ซึ่งมันทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของผมเหลือไม่ถึงครึ่งของปกติ) เพราะฉะนั้นถ้าคุณอยากทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือต่างๆ มีความสำคัญครับ

เริ่มจากเครื่องมือพื้นฐานอย่างโต๊ะ และเก้าอี้ เรื่องโต๊ะนั้นสามารถซื้อตัวละพันกว่าบาทได้ ไม่ซีเรียส แต่เก้าอี้มีความสำคัญมากๆ ถ้าคุณมีงบ (มากกว่า 8,000 บาทต่อตัว) คุณอาจจะซื้อ Ergonomics Chair (เก้าอี้สรีรศาสตร์) ไปเลย ถ้างบเยอะมาก ผมแนะนำให้ไปดู Herman Miller แต่ถ้างบน้อยลงมาหน่อย ผมแนะนำ Ergotrend ครับ

ถ้าคุณมีงบต่ำกว่า 8,000 บาท ลองไปดูพวก IKEA ก็ได้ครับ (เท่าที่ผมจำได้ถ้าส่งในกรุงเทพ มีค่าส่ง 500 กว่าบาท และค่าประกอบ 7% ของราคาของเฟอร์นิเจอร์ทั้งหมด) ผมแนะนำว่างบการซื้อเก้าอี้ของคุณไม่ควรจะต่ำกว่า 3,000 บาทครับ

อุปกรณ์อย่างที่ 2 คือจอ Monitor ครับ เมื่อคุณมีโต๊ะ และเก้าอี้ที่ดีแล้ว คุณควรที่จะมีจอ Monitor ที่แสดงภาพในระดับที่เหมาะสมด้วยครับ ซึ่งตัวที่ผมค่อนข้างแนะนำคือ Monitor ของ Dell ที่ปรับระดับความสูงได้รุ่น DELL MONITOR LED 24 ” U2414H ซึ่งราคาอยู่ในช่วง 7,000 – 9,000 บาทครับ คุณสามารถสั่งซื้อออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ดังๆ อย่างเช่น Lazada หรือ J.I.B. ก็ได้ครับ

หรือถ้าทีมของคุณอยากที่จะใช้ Laptop มากกว่าจอ Monitor ผมแนะนำให้ซื้อขาตั้ง Laptop ซึ่งทีมผมสั่งซื้อขาตั้งชื่อว่า NEXSTAND จาก Aliexpress มา ราคาไม่แพงครับ ตกอยู่ที่ประมาณอันละ 700 – 800 บาท

สรุป

และนี่ก็คือ 4 วิธีการง่ายๆ ที่พวกเรา Magnetolabs ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนะครับ ถ้าคุณเห็นว่าวิธีไหนเหมาะ ก็ลองเอาไปปรับใช้ดู หรือว่าถ้าคุณมีเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานวิธีอื่นที่คิดว่าดี มาแนะนำผม และผู้อ่านคนอื่นได้ในคอมเมนต์เลยนะครับ 🙂

Author

Sitthinunt

Managing Partner ของ Magnetolabs หลงใหลในเรื่อง Inbound Marketing หรือการตลาดแบบแรงดึงดูด เวลาว่างจากการเขียนคอนเทนต์ หรือตั้งค่า Marketing Funnel มักจะอ่านหนังสือ บน Kindle อันเล็กๆ หรือไม่ก็ฟังนักธุรกิจ/นักการตลาดคนโปรดคลุกเรื่องเล่าเคล้าเรื่องราวบน Podcast
Managing Partner ของ Magnetolabs หลงใหลในเรื่อง Inbound Marketing หรือการตลาดแบบแรงดึงดูด เวลาว่างจากการเขียนคอนเทนต์ หรือตั้งค่า Marketing Funnel มักจะอ่านหนังสือ บน Kindle อันเล็กๆ หรือไม่ก็ฟังนักธุรกิจ/นักการตลาดคนโปรดคลุกเรื่องเล่าเคล้าเรื่องราวบน Podcast

Related Blog

Leave Your Comment