ในวันนี้ (18 มีนาคม 2563) บริษัทแม็กนีโต้แล็บส์ของเราได้เริ่ม Work from Home กันอย่างจริงจังเพื่อลดความเสี่ยงเรื่อง COVID-19
ก่อนที่จะประกาศ Work from Home กันในบริษัทนั้น พวกเราก็ได้มีการเตรียมตัวกันมาพอสมควร ซึ่งผมคิดว่าสิ่งที่ทีมของเราเตรียมการกันมานั้นน่าจะมีประโยชน์กับหลายๆ บริษัทหรือหลายๆ คนที่กำลังคิดที่จะ Work from Home เพื่อรับมือกับ COVID-19 เหมือนกัน
ผมเลยขออนุญาตมาเขียนแชร์เรื่องที่เรียนรู้จากการประกาศ Work from Home รวมถึงขอเป็นตัวแทนของทีมมาแนวคิดและวิธีการเตรียมตัว Work from Home ที่เกิดจากการกลั่นกรองของทุกๆ ฝ่าย ทุกๆ คนในทีมมาให้อ่านกันนะครับ
ป.ล. เราใส่แผนการ Work from Home ของเราลงไปในไฟล์ Google Sheet ซึ่งผมได้ Copy มันออกมาอยู่ในไฟล์นี้ (แต่ปรับแก้ส่วนที่เป็นข้อมูลเฉพาะของบริษัทของเราออกไป) คุณสามารถดาวน์โหลดเอาไปใช้หรือดูเป็นแนวทางได้เลยนะครับ 🙂
สิ่งที่เรียนรู้จากการ Work from Home
1. Bottom up ดีกว่า Top Down
จริงๆ การประกาศ Work from Home ครั้งนี้ไม่ใช่ครั้งแรกของเรา ย้อนกลับไปในเดือนมกราคม 2563 เราได้ประกาศให้ Work from Home เพื่อหนีฝุ่น PM2.5 กันไปแล้วครั้งนึง แต่ในครั้งนั้นเป็นการประกาศแบบ Top Down คือผู้บริหารประกาศ Policy ของการ Work from Home ออกมาเลย ซึ่งการ Work from Home ในครั้งนั้นเลยไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดีสักเท่าไหร่
ในครั้งนี้เราเปลี่ยนวิธีการใหม่ ให้ทีมทุกทีม Brainstorm กันในทีมว่าจะทำงานที่บ้านอย่างไรให้เวิร์ค จากนั้นทีมแต่ละทีมส่งตัวแทนมาพูดคุยและหาข้อสรุปร่วมกันกับผู้บริหาร
สิ่งที่เห็นจากการทำแบบนี้คือความกระตือรือร้นและความใส่ใจของคนหลายๆ คนที่พยายามให้ความเห็นและตั้งใจที่จะทำมันออกมาให้ดี ส่วนเรื่องผลลัพธ์ของการทำงานในครั้งนี้จำเป็นต้องติดตามในระยะยาวว่าเวิร์คมากน้อยขนาดไหน
ผมก็เลยคิดว่า สำหรับการเริ่มต้น สิ่งที่เห็นและรู้สึกก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ดีมากๆ ครับ
Note: ไฟล์ที่เปิดให้ดาวน์โหลดไปเป็นตัวอย่างหรือทำตามไฟล์นี้นั้น แทบจะทุกอย่างถูกทำโดยทีม ต้องขอถือโอกาสนี้ยกเครดิตให้ทีม Magnetolabs ด้วยครับ 🙂
2. จะทำอะไรต้องมองให้รอบด้าน
จริงๆ เรื่องของ COVID-19 นี้เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นมาได้หลายสัปดาห์แล้ว ทางพวกเราเองก็ไม่ได้นิ่งนอนใจ พยายามคิดหาวิธีการ Work from Home กันมาสักพักแล้ว แต่เราใช้เวลาตกผลึกกันประมาณ 1-2 สัปดาห์ ไม่ได้คิดและประกาศออกมาทันทีเลย สาเหตุนั้นเป็นเพราะว่าเราไม่สามารถคิดถึงแต่ตัวเองได้ แต่ยังต้องคิดถึงลูกค้า คู่ค้า และพาร์ทเนอร์ด้วยว่าทำยังไงพวกเขาถึงจะยังคงได้รับบริการหรือความร่วมมือจากเราได้อย่างดีที่สุดอยู่
หลังจากที่ Work from Home มา 1 วัน ผมคิดว่าบริษัทของเราทำตามแผนออกมาได้ค่อนข้างดีครับ ซึ่งถ้าลองมองย้อนกลับไป ถ้าเราตัดสินใจ Work from Home โดยที่ไม่คิดให้ถี่ถ้วนก่อน การทำงานก็จะลำบากกว่านี้มากแน่ๆ ครับ
3. ทุกคนต้องจัดการกับจิตใจตัวเองและสภาพแวดล้อมให้ดี
หลังจากที่ได้ผ่านการ Work from Home มา 1 วัน สิ่งหนึ่งที่ผมรู้สึกกับตัวเองคือผมโฟกัสขึ้น ทำงานได้เสร็จหลายอย่างขึ้น แต่ก็รู้สึกเครียดและเฉานิดๆ ที่ไม่ค่อยได้สุงสิงกับใคร
ซึ่งน้องในทีมบางคนที่ผมมี Video Conference ด้วยก็บอกแบบเดียวกัน
เพราะฉะนั้นถ้าเกิดจะยังคงต้อง Work from Home ไปอีกหลายสัปดาห์ ผมแนะนำให้ลองคิดกิจกรรมหรืออะไรก็แล้วแต่ที่ทำให้คนได้เจอหน้าค่าตาและมีปฏิสัมพันธ์กันบ้าง (จริงๆ ผมคิดว่าการที่บริษัทของเราจะต้อง Check-in กันผ่าน Video Conference บน Google Meet (Google Hangout) ก็เป็นกุศโลบายนึงที่ดีที่ช่วยให้คนในทีมผ่อนคลายความเครียดจากการไม่ได้พบเจอใครดู
เพราะท้ายที่สุดแล้ว มนุษย์เราเป็นสัตว์สังคมและอยู่ได้ด้วยการปฏิสัมพันธ์กับคนใกล้ๆ ตัวครับ
4. ความเชื่อใจสำคัญแต่กฏก็ต้องมี
กฏข้อแรกของการ Work from Home สำหรับผู้บริหารคือ “ความเชื่อใจ” เราต้องหยุดคิดเลยว่าพนักงานจะทำงานเต็มที่ไหม จะอู้รึเปล่า เราต้องเลือกที่จะเชื่อมั่นและเชื่อใจว่าเราคัดสรรคนที่ดีเข้ามาร่วมทีมและเรามั่นใจว่าทุกๆ คนจะรู้หน้าที่ของตัวเอง เพราะถ้าเราเลือกที่จะจับผิดหรือสงสัยในตัวทีมของเราตั้งแต่วันแรก การ Work from Home ก็คงจะไม่มีประสิทธิภาพแน่ๆ ครับ
ทั้งนี้กฏระเบียบและข้อตกลงต่างๆ ที่มีร่วมกันก็ยังคงต้องมีและรักษาไว้อย่างเคร่งครัด เช่นถ้าใครโดด Weekly Check-in หรือติดต่อระหว่างวันไม่ได้โดยที่ไม่แจ้งล่วงหน้า ก็ต้องมีมาตรการในขั้นถัดๆ ไป
สาเหตุที่กฏระเบียบและข้อตกลงต่างๆ ยังคงต้องมีผมคิดว่าคอนเซปต์คล้ายๆ กับเรื่องของกฏหมายครับ กฏหมายไม่ได้มีไว้จับผิดคนดี แต่มีไว้เพื่อป้องกันไม่ให้คน (ไม่ว่าดีหรือไม่ดี) ทำผิดครับ การมีกฏระเบียบและข้อตกลง (ที่ผ่านการ Bottom Up และ Review โดยผู้บริหารแล้ว) จะทำให้ทุกคน Work from Home ได้อย่างอุ่นใจครับ
5. วิกฤต = โอกาส
ภัยร้ายจากไวรัส COVID-19 ครั้งนี้ถือว่าเป็นวิกฤตอย่างนึงของบริษัทเราครับ ถึงแม้ว่าในภาพรวมแล้วจะกระทบกับธุรกิจของเราไม่มากแต่ก็กระทบครับ
การเกิด COVID-19 เป็นวิกฤตเพราะทำให้งานบางอย่างจากลูกค้าถูกเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด
การเกิด COVID-19 เป็นวิกฤตเพราะทำให้บริการสอน Digital Marketing ของเรา (Content Shifu) ถูกลูกค้ายกเลิกหลายคนเพราะพวกเขามีความกังวลต่อสถานการณ์
การเกิด COVID-19 เป็นวิกฤตเพราะเราต้องเผชิญหน้ากับความท้าทายใหม่ๆ ที่เราไม่คุ้นชิน
แต่ในขณะเดียวกัน ภัยร้ายจากไวรัส COVID-19 ครั้งนี้ก็ถือเป็นโอกาสของบริษัทเรา
การเกิด COVID-19 เปิดโอกาสให้เราได้พิสูจน์ตัวเอง เป็นเพื่อนคู่คิดมิตรคู่ใจกับลูกค้าของเรา
การเกิด COVID-19 เปิดโอกาสให้เราพิจารณา ศึกษา และปรับปรุงรูปแบบการทำงานของบริษัทของเราให้ดีขึ้น
การเกิด COVID-19 เปิดโอกาสให้เราได้ลองคิดกระจายความเสี่ยงโดยการหา Business Model ใหม่ๆ จาก Asset ต่างๆ ที่เรามีอยู่
ถ้าคุณกำลังเผชิญหน้ากับวิกฤต COVID-19 อยู่ ผมอยากขอเป็นกำลังใจให้และเชิญชวนให้ลองค้นหาโอกาสภายในวิกฤตนั้นดูครับ
เพราะทุกวิกฤตมีโอกาสซ่อนอยู่เสมอครับ
วิธี Work from Home ในแบบฉบับของ Magnetolabs
เรื่องที่เราได้พูดคุยและตกลงกัน หลักๆ แล้วมีอยู่ 5 เรื่องด้านล่างนี้ครับ (สามารถเปิด Template ดูไปด้วยเพื่อความเข้าใจครับ)
1. Check-in & Work Tracking
เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับต้นๆ ตอนที่พูดคุยเลย เพราะถึงแม้ว่าโดยปกติแล้วทีมของเราจะใช้ Project Management Software และ Communication Software อื่นๆ อยู่แล้ว แต่เนื่องจากว่าก่อนหน้านี้เรามาเจอหน้ากันทุกวัน อะไรเล็กๆ น้อยๆ เช่นเรื่องการแจ้งให้ทราบหรือการแก้ไข ก็จะใช้วิธีเดินไปบอกคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงเลย พอเปลี่ยนเป็น Work from Home ปุ๊ป อะไรที่ดูเหมือนจะแจ้งง่าย บอกง่าย มันก็จะยากขึ้นในอีกระดับนึง
สิ่งที่ทีมของพวกเราประชุมและสรุปกันมาได้สำหรับส่วนนี้คือเราจะ Check-in กันให้บ่อยขึ้น จากเดิมเป็นสัปดาห์ละ 1-2 ครั้ง (แล้วแต่ทีม) มาเป็น Check-in กันทุกวัน เช้า-เย็นผ่าน Google Meet (Google Hangout) เพื่ออัปเดตสิ่งที่ตัวเองจะทำ/ทำเสร็จแล้ว รวมถึงการสอบถามความคืบหน้าของงานจากคนที่เกี่ยวข้อง รวมไปถึงการอัดวีดีโอเพื่อให้คนที่อาจจะติดธุระ (เช่นไปเจอลูกค้า) เข้ามาดูย้อนหลังได้
นอกจากนั้นแล้วสิ่งที่พวกเราทำกันเป็นปกติอยู่แล้วคือการ Check-in ใน Slack ในทุกๆ วัน (Slack คือ Chat Software สำหรับธุรกิจ ถ้าอธิบายเพิ่มเติมง่ายๆ คือเหมือน LINE แต่เอาไว้ในแต่เรื่องงาน) โดยที่ในตอนเช้าของทุกวัน Slack จะส่ง Bot มาเตือนให้ทุกคนมาอัปเดตงานที่จะทำในวันนี้ และในตอนเย็นของทุกวันก็จะเตือนให้ทุกคนอัปเดตสิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว ซึ่งเราก็ยังคงกิจกรรมนี้ไว้อยู่เพราะคิดว่านอกจากการพูดคุยผ่าน Google Meet แล้ว ก็เขียนออกมาก็เป็นวิธีที่ย้ำเตือนความทรงจำตัวเองที่ดีเหมือนกัน
ส่วนเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ Project Management (โปรเจคต์ไหน ต้องทำอะไร เสร็จเมื่อไหร่ และใครเป็นคนทำ) เราใช้ Project Management Software ที่ชื่อว่า Clickup ในการ Track Progress ของงานต่างๆ
สุดท้าย เรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำ Business Development เราใช้ HubSpot ในการ Track Progress ของงาน (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ HubSpot ได้ที่นี่)
Note: นอกจากเครื่องมือที่บริษัทของเราใช้แล้ว ยังมีเครื่องมืออีกหลายตัวที่ใช้แทนกันได้เช่น Zoom (ใช้แทน Google Meet), Microsoft Teams/LINE/Twist (ใช้แทน Slack) และ Trello/Asana/Basecamp (ใช้แทน Clickup)
2. Internal Meeting
เรื่องการประชุมกันภายในก็เป็นอีกเรื่องที่เราทำกันบ่อย เพราะฉะนั้นเราก็เลยต้องมีการสร้างข้อตกลงกันเล็กๆ น้อยๆ เวลาที่จะนัดใครประชุม ซึ่งข้อตกลงที่ว่าคือ
1.ผู้จัดประชุมต้องแจ้งล่วงหน้าใน Slack ไม่ต่ำกว่า 3 ชั่วโมงก่อนทำการเรียกประชุม
2.ยิงนัดใน Calendar (หากต้องการ Video Call ให้ใส่ลิงก์ Hangout ลงไปด้วย)
3.ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมต้องกด ‘Yes’ เพื่อรับทราบ
4.ถ้าหากการประชุมที่จัดขึ้นกระทบกับ Minute of Meeting (MoM) ของ Weekly Meeting ผู้จัดประชุมจะต้องสรุปรายละเอียดและนำไปอัปเดตเพิ่มใน Clickup ของ Doc ทุกครั้ง
3. Communication
เรื่องการสื่อสารก็เป็นอีกเรื่องที่ต้องตกลงกันเพราะเราต้องเปลี่ยนจากการใช้ “ปากในการถาม” มาเป็นการใช้ “มือในการพิมพ์ถาม” แทน ซึ่งเราแบ่งเรื่องการสื่อสารออกเป็นการสื่อสารกันภายในกับการสื่อการกับภายนอก (โดยปกติคือลูกค้า)
ซึ่งการสื่อสารภายใน ข้อตกลงของเราคือ
1.ถ้าเป็นเรื่องไม่ด่วน ให้ Slack
2.ถ้าด่วนเช่น ลูกค้าสั่งแก้, เว็บล่ม, แคปจอไม่ได้ ให้โทรทันที
3.ถ้าต้องดูงานอย่างละเอียด ให้พูดคุยกันผ่าน Google Meet
เวลางานของเราคือ 9.00-18.00 ของทุกวัน ถ้าอยู่ในช่วงเวลานี้และไม่ติดไปเจอลูกค้า ทุกคนต้องพร้อมสื่อสาร
สำหรับการสื่อสารภายนอก ข้อตกลงของเราคือ
1.ถ้าเป็นเรื่องไม่ด่วนหรือเรื่องที่ต้องการแจ้งให้ทราบหรือนัดหมาย ให้ Email หรือ LINE (หลักๆ แล้ว Email จะถูกใช้เพื่อคอนเฟิร์มงาน ส่วน LINE จะใช้แจ้งหรือคุยอะไรบางอย่างเร็วๆ)
2.ถ้าด่วนให้โทรทันที
3.ถ้าต้องดูงานอย่างละเอียด ให้พูดคุยกันผ่าน Google Meet
นอกจากนั้นแล้วถ้ามีการประชุม ในช่วงที่มี COVID-19 นี้ เราจะขอนัดลูกค้าผ่าน Video Call ก่อน (Google Meet, Zoom หรือ Platform อะไรก็แล้วแต่ที่ลูกค้าสะดวก) แต่ถ้ามีเหตุจำเป็นที่จะต้องไปเจอหน้ากันจริงๆ เราก็จะเข้าไปเจอลูกค้า
ความปลอดภัยของทีม รวมไปถึงการสนับสนุนให้งานของลูกค้า คู่ค้า และพาร์ทเนอร์ดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัดคือ Priority ของเราครับ 🙂
4. Comment & Approval
จริงๆ เรื่องการคอมเมนต์และอนุมัติงานของเราโดยปกติก็ทำผ่านระบบอย่างเช่น Clickup, Invision (สำหรับ Designers และสำหรับให้ลูกค้าคอมเมนต์งาน) หรือ HubSpot (Business Development) อยู่แล้ว (มีช่วงนึงที่ Developer ใช้ Bugherd กันเพื่อคอมเมนต์เรื่อง Bug แต่ตอนนี้ย้ายกลับมาใช้ Clickup แล้ว)
แต่พอ Work from Home ปุ๊ป การคอมเมนต์และอนุมัติงานผ่าน Platform เหล่านี้ก็เลยต้องศักดิ์สิทธิ์ขึ้นกว่าเดิม
5. Miscellaneous & Documents
อีกหนึ่งงานสำคัญโดยเฉพาะสำหรับท่านที่เป็น Operation และ Admin คือปริ้นเอกสารการตามล่าหาลายเซ็น ซึ่งเราตกลงกันว่าถ้างานไหนที่อนุมัติออนไลน์ได้ก็ให้อนุมัติออนไลน์
แต่ถ้างานไหนต้องใช้ลายเซ็นและตราประทับของจริงและเร่งด่วน เช่นเอกสารสัญญาต่างๆ เราซื้อ Printer ให้ทีม Admin ใช้เฉพาะกิจที่บ้าน (ซึ่งเอาจริงๆ ถูกและเสียเวลาน้อยกว่าการที่ต้องไปจ้างพิมพ์ข้างนอกเยอะมาก) แล้วให้ Skootar ซึ่งเป็นบริการส่งเอกสารช่วยส่งให้กับคนที่ต้องเซ็น
ถ้างานไหนต้องเซ็นจริง แต่ไม่เร่งด่วนมาก ทีมผู้บริหารตกลงกันว่าจะเข้า Office กันทุกๆ วันจันทร์กับพฤหัส ซึ่ง Admin สามารถรวบรวมแล้วเอามาให้ในวันดังกล่าว
สรุป
และนี่ก็คือสิ่งที่ผมเรียนรู้จากการที่บริษัทของเรา Work from Home กันอย่างจริงจังเป็นครั้งแรกนะครับ
นอกจากที่ผมแชร์สิ่งที่ผมเรียนรู้แล้ว ผมยังเอาเทมเพลต Work from Home Process ที่คิดขึ้นมาโดยทุกๆ คนในทุกๆ ทีมในบริษัทมาแชร์ด้วย ซึ่งคุณสามารถลองดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ไปปรับใช้กับบริษัทของคุณได้นะครับ ถ้ามีตรงส่วนไหนที่มันปรับปรุงได้ บอกพวกเรามาได้ในคอมเมนต์เลยครับ
สุดท้าย ผมขออวยพรให้คุณสามารถ Work from Home ได้สำเร็จอย่างที่ตั้งใจนะครับ 🙂
