0
SHARE

Case Study: การใช้ OKR กับ Company, Team และ Personal ของ Magnetolabs

Array
Sitthinunt

หลังจากที่บริษัทของเราได้มีการปรับเปลี่ยนการตั้งเป้าหมายและวัดผลมาใช้ OKR (Objectives & Key Results) มาได้ปีกว่าๆ เกือบ 2 ปี ผมพบว่ามันคือเครื่องมือที่ทรงพลังมากๆ เพราะมันเปลี่ยนจาก Mindset ที่ว่า “เราจะต้องทำให้ได้เท่านั้นเท่านี้” โดยเน้นทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ (ตาม KPI) มาเป็น “เราตั้งเป้าว่าจะทำให้ได้เท่านั้นเท่านี้” ซึ่งเน้นทำในสิ่งที่ยากและท้าทายแต่ยังมีความเป็นไปได้

หลังจากที่ผมลองนั่งตกผลึกสิ่งที่ได้รับจากการใช้ OKR ขับเคลื่อนทีมขนาด 20-30 คน ในช่วงเวลาที่ผ่านมา ผมขอสรุปสิ่งที่เรียนรู้ทั้งหมด 8 อย่างและนำมาแชร์ให้คุณได้อ่านในบทความนี้นะครับ

ถ้าคุณกำลังใช้ OKR กับบริษัทของคุณอยู่ ผมคิดว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณทำ OKR ได้ดียิ่งขึ้นแน่ๆ ครับ

8 สิ่งที่เรียนรู้จากการใช้ OKR

1. OKR ช่วยร้อยเรียงทุกอย่าง (และทุกคน) ในบริษัทเข้าด้วยกัน

“ข้อดีมากๆ ของ OKR อย่างหนึ่งก็คือ “ความโปร่งใส (Transparency)”

okr example

ไม่ว่าจะอยู่ทีมไหนหรือทำงานในตำแหน่งไหน ทุกคนในบริษัทจะได้เห็น OKR ในทุกระดับ ทั้งในระดับ Company, Team และ Personal

ซึ่ง OKR ของทั้ง Company, Team และ Personal นั้นจะถูกร้อยเรียงเข้าด้วยกัน ความหมายคือถ้าใครก็ตามในบริษัทจะคิด Personal OKR คนคนนั้นจะต้องไปดู Company OKR, Team OKR รวมไปถึง OKR ของคนอื่นๆ ที่พวกเขาทำงานด้วยกัน

OKR ทำให้ทุกคนในบริษัทรู้ว่าพวกเขาต้องตั้ง Personal OKR อย่างไรเพื่อให้ตอบโจทย์กับที่ Team และ  Company ต้องการ อีกทั้ง OKR ยังทำให้ทุกคนในบริษัทรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาทำนั้นมีผลกับ Team และ Company อย่างไร

2. อย่าคิด Personal OKR ให้กับทีมก่อน

ในช่วงเริ่มใช้ OKR ใหม่ๆ ผมและพาร์ทเนอร์คิดว่าทีมน่าจะยังไม่คุ้นเคยกับคอนเซปต์ของ OKR พวกเราก็เลยคิดไกด์ไลน์ไปให้กับทีมในทุกๆ ตำแหน่ง โดยพวกเราบอกว่า “OKR เหล่านี้เป็นแค่ตัวอย่างนะ สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามใจเลย”

ซึ่งพอทีมคิด OKR ของตัวเองขึ้นมาผมก็พบว่าทุกอย่างแทบจะเหมือนกับ OKR ที่เราคิดไว้ให้เป๊ะๆ เลย (ต่างกันแค่ตัวเลข)

สุดท้ายกลายเป็นว่าพวกเขาไปจำกัดความคิดของตัวเองผ่านตัวอย่างที่พวกเราสร้างขึ้นมาให้

พอได้เรียนรู้อย่างนี้แล้ว ในครั้งต่อๆ มา พวกเราก็จะคิด OKR แค่ระดับ Company และ Team และให้ทุกคนไปคิด Personal OKR มาเองโดยที่ไม่มีตัวอย่างให้

Calculato calculate your website

ซึ่งผลลัพธ์ก็คือเราได้ไอเดียใหม่ๆ ที่มาช่วยตอบโจทย์ OKR ของ Company และ Team หลายอย่าง อย่างเช่น Calculate และ Calculato (โปรแกรมคิดราคาเว็บไซต์) 

ถ้าคิด OKR ไปให้ก่อน ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ ก็จะไม่เกิด

3. Timeline ของการ SET OKR ต้องตั้งให้เหมาะสม

ส่วนตัวของผม ผมคิดว่า ระยะเวลาในการตั้งและวัดผล OKR ที่ดีที่สุดคือ 3 เดือน (1 ไตรมาส) เพราะมันไม่นานจนเกินไปจนจะทำให้ลืมสิ่งที่ตั้งเป้าไว้ และในขณะเดียวกันมันไม่สั้นเกินไปจนทำสิ่งต่างๆ ไม่เสร็จ

ซึ่งในแต่ละไตรมาส ผมและทีมจะต้องมาตั้ง OKR ร่วมกัน ในช่วงแรกๆ เกิดปัญหาตรงที่ว่าจะตั้ง OKR ของ Company, Team และ Personal เมื่อไหร่กันดี และจะต้องเผื่อเวลาให้รีวิวกันมากแค่ไหน

หลังจากที่ลองผิดลองถูกกันมาพักใหญ่ๆ ผมคิดว่า Timeline ตามด้านล่างนี้ ไปได้ดีกับบริษัทของเราครับ

1. ประมาณ 2 สัปดาห์ก่อนเริ่มไตรมาสใหม่ ทีม Management จะมีการพูดคุยถึง OKR ในไตรมาสที่ผ่านมาและในไตรมาสถัดไป พร้อมบอกให้ทุกคนในบริษัทกลับไปรีวิว OKR ของตัวเอง และเขียน Feedback ลงไปใน KR ของตัวเองแต่ละข้อ

2. ประมาณ 1 สัปดาห์ก่อนเริ่มไตรมาสใหม่ ทีม Management จะรีวิว OKR ของทุกคนและนัด Townhall Meeting และทาง Management จะเริ่มต้นให้ไอเดีย Company และ Team OKR (ใน​ Session นี้ก็จะเป็นช่วงที่ทุกคนในทีม Feedback OKR ทั้งหมด ว่าอันไหนควรทำ ไม่ควรทำ อันไหนยากไป ง่ายไป) และให้การบ้านกับทุกๆ คนกลับไปคิด Personal OKR สำหรับไตรมาสหน้า

3. 3-4 วันก่อนเริ่มไตรมาสใหม่ ทีม Management/Manager จะรีวิว OKR ของทุกคน

4. 1-2 วันก่อนหรือหลังไตรมาสใหม่ จะมีการนัด Townhall Meeting อีกครั้งเพื่อประกาศ OKR ในไตรมาสถัดไป

คุณอาจจะลองเอา Timeline ทางด้านบนนี้ไปใช้กับบริษัทของคุณดู หรือถ้าคุณมีวิธีที่ดีกว่าก็สามารถคอมเมนต์บอกผมได้ทางด้านล่างนะครับ 🙂

Note: ถ้ามีคนใหม่เข้ามาระหว่างไตรมาส ผมคิดว่าไม่ต้องรอให้จบไตรมาสแล้วค่อยให้เขาตั้ง OKR เพราะมันเป็นการดีที่จะอธิบายคอนเซปต์ของ OKR และให้เขาลองตั้ง OKR จริงๆ เลยตามเวลาที่เหลืออยู่ เพื่อที่ว่าจะทำให้เขาคุ้นเคยกับแนวคิดและวิธีการใช้ OKR ก่อน

4. OKR ช่วยให้ทุกคนโฟกัสงานของตัวเองมากขึ้น

ดังที่ Tim Ferris เคยกล่าวไว้ว่า “I trust the weakest pen more than the strongest memory” หรือแปลเป็นไทยได้ง่ายๆ ว่า “ฉันเชื่อมั่นในการจดมากกว่าการจำ”

การเขียน OKR ขึ้นมาก็เป็นเหมือนการย้ำเตือนสติให้กับตัวเองถึงหน้าที่ที่จะต้องทำ ซึ่งมันทำให้ทุกคนในบริษัทโฟกัสมากยิ่งขึ้น

แน่นอนว่าทุกๆ คนมีสิ่งที่อยากทำให้เสร็จหรือสำเร็จอยู่มากมาย เช่นถ้าเป็นทีมพัฒนาธุรกิจก็ต้องโฟกัสที่การขาย และถ้าเป็นนักเขียนก็จะต้องโฟกัสที่งานเขียน แต่เวลาเฉลี่ยในการทำงานของแต่ละคนมีไม่เกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ถ้าคุณพยายามทำทุกอย่างที่คุณอยากจะทำให้เสร็จ มีแนวโน้มสูงมากว่าคุณจะทำมันไม่เสร็จสักอย่าง

โฟกัส โฟกัส โฟกัส

โฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ และทำมันออกมาให้สำเร็จ

Note: ถ้ามีเหตุจำเป็นที่ทำให้คุณต้องเปลี่ยนเป้าหมายในแต่ละไตรมาส ผมคิดว่ามันโอเคนะที่คุณจะปรับเปลี่ยน OKR ตามด้วย แต่ผมแนะนำว่าอย่างให้เกิน 1-2 ครั้งต่อไตรมาส เพราะถ้าคุณเปลี่ยนเป้าหมายหรือสิ่งที่จะต้องทำบ่อยเกินไป คุณจะทำมันออกมาไม่เสร็จแน่ๆ

5. O (Objective) จะตอบโจทย์บริษัทได้ ต้องตั้ง KR (Key Results) ต้องตั้งให้ดี

หลายๆ ครั้งที่ผมและทีมตั้ง KR ผิดพลาดและส่งผลให้ในท้ายไตรมาสนั้นมันวัดผลอะไรเป็นชิ้นเป็นอันไม่ได้เลย แต่เรื่องดังกล่าวก็ทำให้เห็นว่าเราต้องมีการปรับปรุง KR อย่างไรในปัจจุบัน

ผมมีคำแนะนำ 3 อย่างเวลาที่จะตั้ง KR ครับ

  1. KR ยิ่งน้อย ยิ่งดี

อย่างที่ผมบอกไปในข้อที่แล้วว่าเวลาทำงานของคนแต่ละคนมีจำกัด เพราะฉะนั้นผมแนะนำว่า ภายใน O หนึ่ง O ควรจะมี KR ไม่เกิน 5 KR แต่ถ้ามีน้อยกว่านั้นได้ก็จะยิ่งดี

เมื่อตอนทำ OKR ใหม่ๆ ผมเองก็ใส่ยับเหมือนกัน ตั้งไว้ 5 O และแต่ละ O มี 5 KR ส่งผลให้ตอนจบไตรมาส ผมทำตาม KR แทบจะไม่ได้เลย ผมคิดว่าสาเหตุหลักนั้นเป็นเพราะมันทำให้ผมต้องทำหลายอย่างเกินจนไม่ได้โฟกัสสักอย่างครับ

ปัจจุบัน KR ของผมมีไม่เกิน 4 KR (และ O ก็มีไม่เกิน 4 O เช่นเดียวกัน)

  1. KR ที่เป็น 1 อย่าให้มีเยอะเกินไป

ปัญหานี้เป็นปัญหาที่ผมเจออยู่บ่อยๆ ในช่วงแรก คือถ้ายังคิดไม่ออกว่าจะวัดผล KR ยังไง ผมก็จะใส่ 0 หรือ 1 ไว้เลย ความหมายคือผลลัพธ์มีแค่ 2 อย่างคือ “ได้” หรือ “ไม่ได้” ถ้าทำได้ก็จะได้ 1 แต่ถ้าทำไม่ได้ก็จะได้ 0

ตัวอย่างเช่นผมอาจจะตั้ง KR ว่า “ทำเว็บไซต์ให้เสร็จ 1 เว็บ”

จากที่เคยทำมาผมพบว่าถ้ามีการตั้ง KR ที่เป็น 0/1 มากๆ มันทำให้ได้ 1 เกือบทุกอันจะเป็นเรื่องยาก อีกทั้งมันทำให้บั่นทอนกำลังใจในการทำ KR ให้ได้ด้วยเพราะว่า KR ที่ตั้งไว้มันใหญ่และกว้างเกินไป

คำแนะนำของผมคือ ถ้าเป็นไปได้ พยายามใช้ 0/1 ให้น้อย และแตก KR ออกมาให้เป็นตัวเลขที่ทำให้คุณสามารถเห็นความก้าวหน้าเมื่อเวลาผ่านไปให้ได้มากที่สุด

  1. KR ควรมีที่มาที่ไป

ผมคิดว่าการตั้ง KR ที่ดีควรจะต้องมาพร้อมรายละเอียดและแผนการ

ทั้งนี้ผมไม่ได้หมายความต้องเขียนรายละเอียดทั้งหมดลงไปใน KR นะครับ เพียงแต่จากที่ผ่านมา ผมพบว่า KR ไหนที่มีการจดโน้ตลงรายละเอียดและไอเดียที่เกี่ยวข้องไว้ด้านหลังจะมีแนวโน้มจะทำสำเร็จได้มากกว่า

key result example

เช่นถ้าผมตั้ง KR ของผมว่าจะเขียนบทความลงใน Magnetolabs ให้ได้ 3 บทความในไตรมาสนี้ ผมก็จะพยายามลงไอเดียของบทความลงไปในด้านหลังเพื่อที่ว่าในระหว่างไตรมาส ถ้าผมกลับมาดู ผมจะยังมีไกด์ไลน์ว่าผมต้องทำอะไร (ทั้งนี้ถ้าในระหว่างไตรมาส ผมอยากจะเปลี่ยนหัวข้อบทความ ผมก็สามารถเปลี่ยนได้เช่นเดียวกัน)

6. ไม่เห็น = ไม่ทำ

ในช่วง 3-6 เดือนแรกของการใช้ OKR ทุกคนในบริษัทมีการใส่ OKR ไว้ใน Google Sheets ซึ่งเอาจริงๆ มันก็ตอบโจทย์ได้ในระดับหนึ่ง แต่สิ่งหนึ่งที่เราทำพลาดในช่วงนั้นก็คือคาดหวังว่าทุกคน (รวมถึงผมเองด้วย) จะระลึกได้ว่าต้องเข้ามาเช็คและอัปเดต OKR บ่อยๆ

สุดท้าย OKR ที่ตั้งไว้ในช่วงนั้นก็ถูกวางไว้บนหิ้ง เพราะแทบจะไม่มีใครเข้าไปแตะหรืออัปเดตมันเลย

วิธีการแก้ไขปัญหาของเราง่ายๆ ก็คือทำยังไงก็ได้ให้ทุกคนในบริษัทรู้ว่ามี OKR อยู่และทุกคนต้องหมั่นเข้าไปอัปเดต ซึ่งสิ่งที่เราทำมีอยู่ 2 อย่างหลักๆ คือ

okr reminder

  1. ตั้งเวลาเตือนทุกคนทุกวันจันทร์ช่วงเช้าและวันศุกร์ช่วงเย็นผ่าน Slack (Slack เหมือนแอป LINE แต่เอาไว้ใช้คุยเรื่องงานอย่างเดียว และที่บริษัทของเรา ใช้ Slack เป็นหลักในการสื่อสารกันในบริษัท)
  2. พูดถึง OKR บ่อยๆ โดยที่ในทุกๆ เดือน Manager ทุกคนจะต้องทำ Check-in กับทีมแบบตัวต่อตัว โดยที่หัวข้อในการ Check-in นั้นก็เป็นการพูดคุยสารทุกข์สุขดิบทั่วไป รวมไปถึงการถามถึงความคืบหน้าของ OKR

การเขียนถึง พูดถึง และเล่าถึง OKR บ่อยๆ จะทำให้ทุกคนเห็นความสำคัญของการใช้ OKR และไม่ลืมมัน

Note: นอกเหนือจาก Google Sheet แล้ว มีแอปที่ช่วยให้ทำ OKR ได้หลายตัว ผมแนะนำให้คุณลองไปดูซอฟต์แวร์อย่าง Weekdone หรือ 15five ดูนะครับ

7. OKR ไม่จำเป็นต้องซีเรียส

ทั้ง Company, Team และ Personal OKR ต่างก็เป็นเรื่องเกี่ยวกับการตั้งเป้าหมายเกี่ยวกับเรื่องงาน แต่ถึงแม้ว่ามันจะเป็นเรื่องงาน ก็ไม่ได้หมายความว่าการใช้ OKR จะต้องเป็นเรื่องที่ซีเรียสเพียงอย่างเดียวเสมอไป

การใส่ Creativity เข้าไปและทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมจะทำให้การทำ OKR น่าคลิกเข้าไปอ่านและเข้าไปทำมากยิ่งขึ้น

okr example

okr example 2

okr example 3

ตัวอย่างบริษัทของเราเองที่หลายๆ คนพยายามใส่ความคิดสร้างสรรค์และตัวตนลงไปใน OKR ของตัวเอง ทำให้ OKR ของตัวเองไม่น่าเบื่อ (อีกทั้งยังเป็นตัวช่วยกระตุ้นให้เพื่อนร่วมทีมอยากมาดู OKR ของพวกเขาอีกด้วย)

ตอนแรกๆ ผมก็แอบงงว่าทำอะไรกัน (และมีแอบคิดด้วยว่า “เอาเวลาไปเขียน OKR ให้เสร็จก่อนจะดีกว่าไหม” ฮา) แต่พอมองย้อนกลับไปดูก็คิดว่าการที่ทีมได้ปลดปล่อยความคิดของตัวเองออกมาก็ดีเหมือนกัน

8. OKR Review กับ Performance Review ต้องแยกกัน

ทุกๆ กลางปีและสิ้นปี เราจะมีการทำ Performance Review (ที่เป็น 360 Review คือทุกคนมีโอกาสได้รีวิวตัวเอง รีวิวเพื่อนร่วมงาน และรีวิวหัวหน้างาน)

ส่วนเรื่อง OKR เราจะมีการรีวิวกันทุกเดือนผ่านการ Check-in รายเดือนอยู่แล้ว

สิ่งที่เราทำคือเราแยก 2 Session นี้ออกจากกันเนื่องจากว่าเราไม่อยากให้ทีมคิดว่าการทำตาม OKR ได้หรือไม่ได้นั้นส่งผลทางตรงต่อ Performance Review (ซึ่งเกี่ยวเนื่องไปถึงเรื่องอื่นอีกหลายเรื่องเช่นการปรับตำแหน่ง เงินเดือน และโบนัส)

ทั้งนี้ไม่ได้หมายความว่า OKR ไม่เกี่ยวกับ Performance Review เลยนะครับ จริงๆ แล้ว OKR นั้นเป็นส่วนหนึ่งกับ Performance Review โดยส่วนที่เกี่ยวคือ KR ในส่วนของที่ทำได้จริงๆ ไม่ใช่ตัวเลขเปอร์เซ็นต์ของ KR จริง ต่อ KR ที่ตั้งเป้าไว้เพราะถ้าคุณเอาเปอร์เซ็นต์ของ KR จริง ต่อ KR ที่ตั้งเป้าไว้มาประเมินว่าคนคนนั้น ทำงานได้ดีหรือไม่ดี คนคนนั้นก็จะไม่กล้าตั้งเป้าให้ท้าทาย สุดท้ายก็จะส่งผลเสียกับบริษัทเอง

Note: ในความเห็นของผม นอกเหนือจากสิ่งที่ทำได้จริงจาก OKR แล้ว ปัจจัยที่มีผลต่อการทำ Performance Review นั้นมีเรื่องอื่นเช่นพฤติกรรมในที่ทำงาน และความ Fit กับวัฒนธรรมองค์กรด้วยเช่นเดียวกัน

สรุป

และนี่ก็คือ 8 สิ่งที่ผมได้ตกผลึกจากการใช้ OKR กับบริษัทมาเกือบๆ 2 ปีครับ

จะเห็นได้ว่านอกจาก OKR จะช่วยร้อยเรียง Company, Team และ Personal เข้าด้วยกันแล้ว OKR ยังช่วยทำให้พวกเราตั้งเป้าหมายให้ท้าทายอยู่เสมอรวมไปถึงช่วยสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ๆ อีกด้วย

ถ้าคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่ใช้ OKR กับบริษัทของตัวเอง มาแชร์และมาพูดคุยถึงสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผลกันต่อได้ในคอมเมนต์นะครับ

หรือถ้าคุณอยากทำงานในบริษัทที่ใช้เครื่องมือระดับโลกอย่าง OKR ในการวัดผลและพัฒนาทีมงาน พัฒนาตัวเอง บริษัท Magnetolabs ของเราก็กำลังเปิดรับเพื่อนร่วมทีมหลายตำแหน่งนะครับ สามารถไปดูตำแหน่งที่เราเปิดรับได้ที่นี่เลยครับ 🙂

Author

Sitthinunt

Managing Partner ของ Magnetolabs หลงใหลในเรื่อง Inbound Marketing หรือการตลาดแบบแรงดึงดูด เวลาว่างจากการเขียนคอนเทนต์ หรือตั้งค่า Marketing Funnel มักจะอ่านหนังสือ บน Kindle อันเล็กๆ หรือไม่ก็ฟังนักธุรกิจ/นักการตลาดคนโปรดคลุกเรื่องเล่าเคล้าเรื่องราวบน Podcast
Managing Partner ของ Magnetolabs หลงใหลในเรื่อง Inbound Marketing หรือการตลาดแบบแรงดึงดูด เวลาว่างจากการเขียนคอนเทนต์ หรือตั้งค่า Marketing Funnel มักจะอ่านหนังสือ บน Kindle อันเล็กๆ หรือไม่ก็ฟังนักธุรกิจ/นักการตลาดคนโปรดคลุกเรื่องเล่าเคล้าเรื่องราวบน Podcast

Related Blog

2 Comments

  • Theerapol Piamsumrith
    # December 24, 2019
    Reply

    Thank you krub, it’s a good article.

    • Sitthinunt
      # January 6, 2020
      Reply

      Thank you krub!

Leave Your Comment