ในสภาวะที่ถูกห้อมล้อมด้วยวิกฤต COVID-19 แบบนี้ การทำงานในระบบ Work From Home จึงเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์เป็นอย่างมากสำหรับการทำงานในบริษัท เพื่อเป็นการรับรองความปลอดภัยของตัวพนักงาน และภาพลักษณ์ขององค์กรนั่นเอง
แต่สำหรับผู้ที่เริ่มต้นการทำงานกับบริษัทใหม่ในช่วงนี้ อาจต้องเผชิญกับความตื่นเต้น และความกดดันแบบคูณสอง! ในสถานการณ์แบบนี้… เราควรทำยังไงให้สามารถปรับตัวและทำงานในที่ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดกันล่ะ?
สำหรับบทความนี้ เรา “เติร์ก” Senior Graphic Designer จาก Magnetolabs ที่ต้องเผชิญกับการทำงานในบริษัทใหม่แบบ Work From Home จะมาแชร์วิธีการปรับตัวและทำงานให้มีประสิทธิภาพท่ามกลางสภาวะนี้กันครับ
การทำงานแบบออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ
เนื่องจากสถานการณ์ COVID-19 ยังไม่มีท่าทีว่าจะดีขึ้น ทำให้เราต้องเริ่มต้นเข้ามาทำงานในตำแหน่ง Senior Graphic Designer ผ่านการ Work From Home ตั้งแต่วันแรก จึงทำให้การปรึกษาและการทำงานในแต่ละโปรเจกต์นั้นต้องทำผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้ค่อนข้างลำบาก
เนื่องจากเราเป็นคนใหม่ของที่นี่ จึงต้องรีบปรับตัวทำความเข้าใจทั้งในเรื่องระบบการทำงานและการสื่อสารกับคนในทีมให้ได้โดยเร็ว เพื่อให้งานออกมาได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ด้วยวิธีการ “สื่อสารด้วยภาพ”
-
สื่อสารด้วยภาพเข้าใจง่ายกว่า
การสื่อสารผ่านตัวอักษรอาจทำให้เข้าใจไม่ตรงกันนัก ดังนั้นการมอบหมายให้สมาชิกในทีมทำภาพ หรือนำเสนอไอเดียผ่าน Video Call เป็นวิธีแก้ไขปัญหาที่จะทำให้ทุกคนในทีมสามารถมองเห็นภาพรวมได้ทันที นอกจากนี้ยังสามารถแสดงความคิดเห็น หรือสอบถามข้อสงสัยของแต่ละส่วนได้ชัดเจนยิ่งขึ้นด้วย
หากการทำงานในช่วงเริ่มต้นสามารถสร้างความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกันได้แล้ว ขั้นตอนต่อๆ ไปก็มีเพียง Detail เล็กๆ ที่สื่อสารกันได้ไม่ยาก และสามารถผลิตผลงานออกมาให้สมบูรณ์ได้
การจัดการไทม์ไลน์และรับผิดชอบชิ้นงานของตัวเอง
ในการทำงานแต่ละโปรเจกต์ สิ่งแรกที่เราควรรับรู้ก่อนเริ่มการทำงานนั่นก็คือ “ไทม์ไลน์ของการทำงาน” เราควรรู้ว่าระยะเวลาของการทำงานแต่ละชิ้นนั้นใช้เวลามากเท่าไหร่ ให้สามารถวางแผนจัดการไทม์ไลน์ให้งานเสร็จได้ตามระยะเวลาที่กำหนด
การที่เรารู้ระยะเวลาของแต่ละชิ้นงานที่ทำนั้น มีข้อดีที่จะช่วยให้สามารถวางแผนจัดการกับเวลาให้งานแต่ละชิ้นสามารถเสร็จทันเดดไลน์ได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะเวลาที่มีงานเข้ามาเป็นจำนวนมากๆ ที่อาจทำให้สับสนกับการลำดับงาน
อีกสิ่งหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามเลยนั่นก็คือ “เดดไลน์ของตัวเอง” เพื่อไม่ให้กระทบกับชิ้นงานอื่นๆ ในระยะยาว เราจึงแบ่งไทม์ไลน์ไว้เป็น 2 ช่วงเวลา นั่นก็คือ เดดไลน์จริง และเดดไลน์ปลอม
-
เดดไลน์จริง VS เดดไลน์ปลอม
เดดไลน์ปลอมนั้นจะเป็นการตั้งเวลาไว้ล่วงหน้าก่อนวันเดดไลน์จริง อาจจะเป็นหลักชั่วโมง หรือหลักวันก็ได้ ที่ตั้งไว้แบบนี้ก็เพื่อเป็นจัดการตัวเองเป็นหลัก งานไหนที่เราเสร็จก่อนกำหนด เราก็สามารถต่อส่งงานให้กับคนอื่นที่ต้องทำงานต่อจากเราได้ทันที
ในบางครั้งการเผื่อเดดไลน์ล่วงหน้าแบบนี้ไว้ ก็มีประโยชน์กับการทำงานโดยภาพรวม เพราะบางครั้งชิ้นงานที่ทำไป อาจมีการปรับแก้ไข หรือมี feedback ที่ต้องการปรับจากทางลูกค้า ซึ่งจะกินระยะเวลาเพิ่มเติมจากไทม์ไลน์เดิม
การทำงานให้ Productive ได้แม้ Work From Home
-
ทำงานตาม Office Hours
บ้านเปรียบเสมือน Safe Zone ของทุกคน แต่เมื่อถึงเวลาที่เราจะต้องเปิด Safe Zone ไว้เป็นที่สำหรับทำงานด้วย จึงทำให้หลายคนเกิดปัญหางานไม่เดิน หรือไม่ค่อยมีอารมณ์ในการทำงาน
…ดังนั้นวิธีแก้ปัญหาจึงควรเริ่มจากการปรับแนวคิด และวางแผนเพื่อทำให้การทำงานมีความ Productive อยู่เสมอ
การทำงานที่บ้านนั้นไม่ควรจะรบกวนเวลาส่วนตัวโดยไม่จำเป็น เราจึงควรยึดเวลาในการทำงานให้เป็น Office Hours เหมือนเวลาที่เราทำงานที่ออฟฟิศ ในเรื่องของการตื่นตัวในการทำงานก็สำคัญเช่นกัน โดยเฉพาะกับตอนที่เราอยู่ในโหมด Work From Home ด้วยแล้ว เราจึงต้องตื่นตัวและเตือนตัวอยู่เสมอว่า นี่คือเวลาทำงาน นี่คือชั่วโมงของการทำงาน เหมือนเป็นการกระตุ้นตัวเองเพื่อให้เกิดความ Active และลดเปอร์เซ็นต์ความขี้เกียจลง
-
Work life balance
การทำงานให้มีความ Productive นั้นต้องมาควบคู่กับการทำงานอย่าง Balance การจัดการให้ทุกอย่างอยู่ในความพอดี และเหมาะสม ไม่ตึง หรือหย่อนจนเกินไป แต่ยังสามารถได้เนื้องานที่ดี ทันเวลา และตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้เหมือนกับตอนเราทำงานที่ออฟฟิศ
หากเราสามารถรักษาสมดุลนี้ได้ ก็จะทำให้เราผ่อนคลายได้มากขึ้นและทำงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่แพ้นั่งทำงานที่ออฟฟิศ
การสร้าง Environment ในบ้านระหว่างการทำงาน
อีกหนึ่งปัญหาที่หลายๆ คนอาจได้เจอในช่วง Work From Home นั่นก็คือ การที่สถานที่ทำงานและที่พักอาศัยถูกมารวมอยู่ที่เดียวกัน ทำให้รู้สึกว่าพื้นที่ Comfort Zone ของตัวเองถูกแย่งไปใช้เนื่องจากมีความเครียดสะสมเพราะงาน
บางคนที่อาศัยอยู่เป็นบ้านอาจจะยังโชคดีหน่อย ที่มีหลายห้องแยกกันอย่างชัดเจน เช่นเราตื่นมา ทำงานตอนเช้าที่บริเวณห้องรับแขก และกลับมาพักผ่อนหลังเลิกงานที่ห้องนอน แต่หลายคนที่อาจจะอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่ค่อนข้างจำกัด และทุกอย่างอาจจะถูกตีเข้ามาในพื้นที่เดียวกัน เช่นหอพัก หรือคอนโด
…แล้วจะจัดการกับปัญหานี้ยังไงดีล่ะ?
-
แต่งโซนทำงานเพิ่มความ Active
สำหรับวิธีการแก้ปัญหาง่ายๆ ที่เราได้ทดลองทำดูแล้วเห็นผลจริงนั่นก็คือ การจัด Working Space ให้มีความเหมาะสมสำหรับการทำงานนั่นเอง
ลองตกแต่งมุมทำงานใหม่ในสไตล์ที่เราชอบ เสริมทัพด้วยของใช้ในสำนักงานแบบพร้อมใช้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เติมความสดชื่นอีกนิดด้วยต้นไม้ต้นเล็กๆ เพื่อเพิ่มพื้นที่สีเขียว และความสบายตา หรือการนำโปสการ์ดมาแปะบริเวณผนัง เพื่อสร้างแรงบันดาลใจ ไม่แน่นะว่าถ้าจัดพื้นที่ใหม่ในแบบที่เราชอบแล้ว อาจจะทำให้เราอยากนั่งทำงานอยู่ตรงนั้นตลอดวันก็เป็นได้
-
เลือก Playlist ก็ทำงาน Happy ทั้งวัน
อีกหนึ่งวิธีในการสร้าง Environment ที่เหมาะสมกับการทำงาน จากที่เราได้ลองทำมาดูนั่นก็คือ การเปิดเพลง หรือเลือก Playlist ดีๆ ในระหว่างการทำงานและเปิดผ่านลำโพงเพื่อสร้างบรรยากาศโดยรอบ ซึ่งการเลือกนั้นก็ตามแต่ลรสนิยมการฟังของแต่ละคนไป ไม่มีผิดไม่มีถูก
สำหรับเราในตอนเช้าเราจะเน้นฟังเป็นพวก Lo-Fi Music เพราะเป็นแนวเพลงที่เรารู้สึกว่าฟังแล้วสบาย แล้วช่วยกระตุ้นการทำงานในช่วงเวลาเช้า-สาย ได้เป็นอย่างดี แต่ถ้าเป็นช่วงบ่ายเราเลือกเป็นแนวเพลงโปรดที่เราชอบฟังมาเปิด
แต่ในช่วงบ่ายเราจะง่วงง่ายมาก ดังนั้นเพลงหรือดนตรีที่เราเลือกอาจจะต้องมีความสนุกกว่าในช่วงของตอนเช้ามากขึ้น เพื่อให้หนังตาไม่หย่อนตามสภาพเวลา อย่างเช่น K-POP หรือเพลงในยุค 90’s
จริงๆ การจัดการ Working Space หรือเปิดเพลงคลอตลอดการทำงานก็เป็นเหมือนการทำให้เราผ่อนคลายมากขึ้นจากงานที่ทำอยู่ตรงหน้า เพราะบางทีถ้าเรามัวแต่เครียดมากเกินไป ความเครียดของเราจะถูกส่งออกมาผ่านงานได้โดยง่าย ดังนั้นก็ควรจะมีการบำบัดตัวเองผ่านตัวช่วยเหล่านี้เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
Summary
การทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพทำได้เสมอ ไม่ว่าเราจะอยู่ในสภาวะสถานการณ์แบบไหน ถ้าเรารู้จักเซ็ตระบบตัวเองให้พร้อมกับการทำงาน การทำงานเพื่อให้เกิดความ Productive อยู่ตลอดเวลาก็ไม่ใช่เรื่องยาก ต่อให้สถานที่นั้นๆ ไม่ได้เป็นออฟฟิศก็ตาม เพียงแต่เราต้องรู้และทำงานให้เต็มที่ในทุกๆ ครั้งเพื่อตัวเอง และเพื่อนร่วมทีมในโปรเจ็กต์นั้นๆ
