29
SHARE

เพิ่มประสิทธิภาพทีมขายด้วยระบบ CRM ใน 5 นาที!

ในโลกที่ธุรกิจมีการแข่งขันสูงสิ่งที่สำคัญพอๆ กับการปิดการขายได้ คือการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งตัวเอกของเรื่องนี้นี้ก็คือ “ระบบ CRM”

ระบบ CRM หรือ Customer Relationship Management คือ ศาสตร์การบริหารจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทของคุณกับลูกค้าอย่างหนึ่ง ซึ่งการวางระบบ CRM ให้ดีจะช่วยให้ทีมขายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและธุรกิจไปได้สวย

“ตอนนี้คุณคุยกับลูกค้าถึงไหนแล้ว? ต้อง Follow Up อีกทีวันไหนนะ?”

“อีก 3 วันต้อง Follow Up คุณ A จาก Company B นะ”

มันคงจะน่าปวดหัวมากถ้าหากในทุกๆ เช้าคุณจะต้องเอาเวลามานั่งระลึกถึง Task ต่างๆ ที่คุณต้อง Follow Up แบบนี้เรื่อยๆ ใช่ไหมคะ?  ระบบ CRM หรือ จึงเป็น Solution ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้

โดยปกติแล้วระบบจะทำหน้าที่เป็นเหมือน “ผู้ช่วยส่วนตัวสำหรับทีมขาย” ในการ Follow Up Deals และเอกสารต่างๆ ที่คุณจะต้องรวบรวมจาก Leads แถมยังช่วยให้คุณเห็นได้ว่าตอนนี้ Leads ของคุณอยู่ใน Stage ไหนแล้วบ้าง เหลือ Process อะไรที่จะต้องตามอีกไหม ใกล้จะ Close Won หรือยัง?

ดังนั้นถ้าหากคุณเป็นคนหนึ่งที่อยากเพิ่มยอดขายมากขึ้นและมีชีวิตในการทำงานง่ายขึ้นแล้วละก็ เราเชื่อว่าพอคุณอ่านบทความนี้จบคุณจะมีไอเดียหรือแนวทางใหม่ๆ ในการบริหารจัดการทีมขายของคุณได้อย่างแน่นอน!

ก่อนอื่นเราขอเริ่มที่ความหมายของระบบ CRM ก่อนนะคะ

CRM คืออะไร?

ระบบ CRM คือ ระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ อธิบายให้เข้าใจได้ง่ายๆ ว่าเป็นระบบที่จะช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถจัดการข้อมูลและกระบวนการต่างๆ ในการขายได้ดีขึ้นนอกจากนี้ยังสามารถนำเสนอสินค้าหรือบริการที่ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้นอีกด้วย

การทำ CRM ในยุคปัจจุบันนี้ ก็จะมีการใช้ Software เข้ามาเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการทำ CRM ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้นั้นถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำงานของคุณเป็นระบบมากขึ้น โดยซอฟต์แวร์บางตัวสามารถช่วยคุณเก็บข้อมูลและพฤติกรรมต่างๆ ของลูกค้าได้อย่างละเอียดอีกด้วย

ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ก็จะมีหลากหลายฟังก์ชันและหลากหลายราคาแตกต่างกันออกไป ให้เหมาะสมทั้งสำหรับธุรกิจ SME ที่เริ่มใช้งานได้ฟรี จนไปถึงระดับ Enterprise Solution ราคาหลักล้าน หรือสิบล้านบาทต่อปีเลยทีเดียว

ดังนั้น สิ่งแรกที่เราอยากแนะนำให้คุณนึกถึง คือ Objective ในการดำเนินธุรกิจของคุณ จากนั้นจึงเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณนะคะ

ระบบ CRM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมขายได้ยังไง?

1. ช่วยลดภาระของทีมขาย

การวางแผนการทำระบบ crm

 

เราเชื่อว่าข้อนี้จะเป็นสิ่งที่หลายๆ คนสนใจ เพราะการปิดการขายนั้นไม่ยุ่งยากเท่ากับการจัดการกองเอกสารใช่ไหมคะ?

ด้วยระบบ CRM คุณจะสามารถจัดการให้เสร็จได้ภายในคลิกเดียว อย่างเช่น เวลาคุณต้องการหาเพื่อข้อมูลของลูกค้า หรืออัปเดตล่าสุดจากลูกค้า  คุณจะไม่จำเป็นต้องเลื่อนผ่านอีเมลเป็นร้อยๆ หรือเปิดสมุดโน้ตเป็นสิบๆ หน้าอีกต่อไป เพราะฐานข้อมูลของลูกค้าจะถูกเก็บอยู่ในระบบ CRM ของคุณ เพียงแค่กดค้นหาข้อมูลที่ต้องการคุณก็จะเจอมันแล้ว นอกจากนี้ทุกคนยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

เมื่อองค์กรของคุณมีระบบ CRM และซอฟต์แวร์ CRM ที่ดีข้อมูลจำนวนมากของลูกค้าจะถูกจัดเก็บลงในฐานข้อมูลของโปรแกรม CRM (ซึ่งส่วนมากล้วนเป็นระบบ Clound) ทำให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เองอย่างง่ายดาย ไม่ต้องขอข้อมูลจากใคร ไม่ต้องรอใครหาข้อมูลมาให้จึงทำให้ทีมขายสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว

ระบบ CRM ยังช่วยป้องกันปัญหาเรื่องข้อมูลสูญหาย ในบางกรณีที่มีพนักงานที่โยกย้ายหรือเปลี่ยนผ่านตำแหน่งไปและไม่ได้สำรองข้อมูลเอาไว้ให้ ข้อมูลลูกค้าที่อยู่กับพนักงานเหล่านั้นก็อาจหายไปด้วยเช่นกัน แต่ระบบ CRM จะช่วยรักษาข้อมูลเหล่านั้นเอาไว้ได้ นอกจากระบบ CRM ที่ดีจะช่วยจัดการข้อมูลที่เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ป้องกันข้อมูลสูญหายแล้วยังช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย (ทีมขายจึงมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นนั่นเอง)

2. ช่วยให้ทีมขายบริหารเวลาได้ดีขึ้น

ระบบ crm ช่วยให้คุณจัดการเวลาง่ายขึ้น

เป็นที่รู้กันดีอยู่แล้วว่าการเริ่มต้นขายนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่ในขั้นตอนของการปิดการขายนี่สิน่าจะเป็นเรื่องยากน่าดู ไม่ว่าจะเป็นการให้ลูกค้ากรอกฟอร์ม เซ็นเอกสารต่างๆ มากมาย แถมลูกค้าแต่ละเจ้าก็ยังอยู่ใน Stage ที่ต่างกันออกไป ถ้าหากต้องมาไล่ตามทุกๆ Task พร้อมกัน คงจะเสียเวลาไปน่าดู

เพราะฉะนั้นระบบ CRM ที่ดีจะสามารถช่วยลดภาระของทีมขายได้ ทำให้ทีมขายของคุณไม่จำเป็นต้องคอยจดเวลา หรือวันที่ในการติดต่อ หรือ Follow Up Task จาก Leads ของพวกเขาอีกเลย

ด้วยระบบ CRM พวกเขาจะสามารถจัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลอีกว่า จะมี Leads คนไหนที่ไม่ได้รับการติดต่อกลับ มีเอกสารอะไรที่ยังตกหล่นอยู่หรือเปล่า หรือทำไม Task นี้ถึงยังไม่เสร็จ กำลังติดปัญหาอยู่ตรงไหนหรือเปล่า

3. เข้าใจความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

ระบบ crm ช่วยให้คุณเข้าใจลูกค้ามากขึ้น

ถ้าหากมีการติดต่อจาก Leads เข้ามานั่นก็หมายความว่า พวกเขามีความสนใจในสินค้าหรือบริการจากคุณใช่ไหมคะ? แต่ในทางกลับกันพวกเขาก็มีความคาดหวังว่า สินค้าหรือบริการจากคุณจะสามารถแก้ปัญหาให้พวกเขาได้เช่นกัน การทำ CRM จะช่วยให้คุณเก็บข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการวิเคราะห์เพื่อทำความเข้าใจลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น

เพราะฉะนั้นการที่ต้องอาศัยทีมขายที่มีประสิทธิภาพและรู้จักสินค้าของตัวเองดีนั้นถือเป็นเรื่องที่สำคัญมาก แต่ลองจินตนาการตามว่า ถ้าหากคุณมี Leads มากกว่า 500 รายขึ้นไป ทีมขายของคุณจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่ไปกับการโทรติดต่อ Leads เป็นร้อยๆ ราย แล้วต้องใช้เวลานานเท่าไหร่ในการ Follow Up Deal และเอกสารที่จำเป็น?

ดังนั้นการทำ CRM จะช่วยย่นระยะเวลาในการติดตาม Task เหล่านั้นที่อาจต้องใช้เวลาทำหลายวันหรืออาจเป็นหลายอาทิตย์ จะลดลงเหลือเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น เพราะทีมขายของคุณจะสามารถเลื่อนดูประวัติการติดต่อ หรือข้อมูลที่ Leads เคยส่งให้ในระบบ CRM ได้ทั้งหมดและมีเวลาไปพูดคุย หรือสอบถามความต้องการของ Leads เพิ่มเติมได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะมี Tasks ไหนตกหล่นหรือเปล่าอีกเลย

 

ด้วยประโยชน์ในการจัดระเบียบข้อมูลของลูกค้า การทำงานภายในทีมและการเข้าถึงข้อมูลที่ง่ายขึ้น และช่วยประหยัดเวลาในการทำงานจึงทำให้ทีมขายไม่ต้องกังวลเรื่องระบบ เอกสาร หรือการประสานงานมากนักทีมขายจึงสามารถ Focus ในงานหลักที่ตัวเองต้องทำนั่นก็คือ การหาลูกค้า ดูแลรักษา และปิดการขายได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังมีสถิติจาก financesonline.com ที่บอกว่า

  • 87% ของทีมขายยอมรับว่า CRM ช่วยพัฒนากระบวนการขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

  • สร้างความพึงพอให้กับลูกค้ามากขึ้นถึง 74%

CRM Statistics 2021 สถิติเกี่ยวกับระบบ CRM
สถิติเกี่ยวกับโปรแกรมและระบบ CRM ในปี 2021

แนะนำซอฟต์แวร์: โปรแกรม CRM ฉบับเริ่มต้นอย่างง่ายๆ ด้วยการใช้ Trello

สำหรับ Tools ที่เราจะมาแนะนำวันนี้ คือ Trello ซึ่งถือว่าเป็น Tools ที่ค่อนข้างเหมาะสมสำหรับใครที่คิดจะเริ่มต้นนำระบบ CRM เข้ามาใช้ แต่ก่อนอื่นเลย เรามาดูหน้าตาของ Trello กันค่ะ ตัว Trelloได้รับแรงบันดาลใจมาจากบอร์ด Kanbu ของญี่ปุ่น

Example CRM Program Trello วางระบบ CRM
หน้าตาการเริ่มต้นใช้ระบบ CRM ด้วยโปรแกรม Trello

หลังจากที่คุณ Sign Up และ Log in เข้ามา คุณจะเข้ามาเจอบอร์ดนี้เป็นบอร์ดแรกของคุณ ส่วนภายในบอร์ดก็จะมีลิสต์ย่อยๆ ที่เรียกว่า Card ซึ่งจุดเด่นของ Trello คือ คุณสามารถออกแบบและตั้งชื่อได้เองทั้งหมดเพื่อความสะดวกในการทำงานของทีมค่ะ เช่น CRM Board หรือ Deals To Follow ก็ได้เหมือนกันค่ะ

Example CRM Program Trello วางระบบ CRM ด้วย Trello
ตัวอย่างการวางระบบ CRM ในโปรแกรม Trello

อย่างตัวอย่างข้างต้นนี้คือ CRM Board ที่คุณสามารถ Invite ทีมของคุณเข้ามา Collaborate ได้ ซึ่งโปรแกรม Trello นี้จะมี Features ที่สามารถ Assign Task ให้กับบุคคลนั้นๆ พร้อมกับกำหนด Deadline ได้ค่ะ โดยทุกคนที่ถูก Invite เข้ามาในบอร์ดจะสามารถติดตามผลได้แม้เจ้าของ Card นั้นไม่อยู่ก็ตาม

ยกตัวอย่างเช่น สัปดาห์ที่แล้วเรามีติดต่อกับ Company B ไป แต่เรากำลังจะขอลางานไปทำธุระ เราก็สามารถคอมเมนต์และ Assign กับคนที่เราจะฝากให้ช่วยตามงานต่อได้ แถมไม่ต้องโทรหากันตลอดเวลา หรือเขียน Post it แปะไว้ที่หน้าคอม และคุณสามารถเลือกที่จะฝากงานไว้กับคนที่อยู่ใน card หรือทุกคนที่อยู่ใน Board นี้ทั้งหมดเลยก็ได้ค่ะ

Example CRM Program Trello วางระบบ CRM ด้วย Trello
ตัวอย่าง Follow Up Task

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่างของการเริ่มทำ CRM ด้วย Trello นะคะ อย่างที่เราได้บอกไปตั้งแต่แรกว่าเป็นการเริ่มต้น เพราะฉะนั้นข้อด้อยหลังๆ ของ Trello คือ Deal, Company กับ Contact ไม่สามารถ Sync กันได้ จึงยังต้องมีการฝึกอบรมการใช้ให้เป็นนิสัยและยังต้องอาศัย Human Skill ในการทำงานอยู่ดีค่ะ

เพราะระบบ CRM นั้นถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่เข้ามาช่วยให้การทำงานของทีมขายง่ายขึ้น ไม่ใช่การเข้ามาทำแทนค่ะ

ซอฟต์แวร์อื่นๆ แนะนำ

ซอฟต์แวร์สำหรับการทำ CRM ยังมีอีกมากมาย เช่น  HubSpot, Pipedrive หรือ Insightly ซึ่งตัวที่เราอยากแนะนำที่สุดอีกหนึ่งโปรแกรมก็คือ HubSpot CRM โปรแกรมที่เปิดให้ใช้งานได้ฟรี! ซึ่งทาง Content Shifu ก็เคยทำ คลิปรีวิวโปรแกรม CRM เอาไว้แล้วลองดูวิดีโอแนะนำโปรแกรมด้านล่างได้เลยนะคะ หรือ อ่านบทความเกี่ยวกับ HubSpot CRM สำหรับธุรกิจ B2B

นอกจากโปรแกรม HubSpot จะมีโปรแกรม CRM ที่โดดเด่นแล้ว HubSpot ยังมีโปรแกรมและฟีเจอร์อื่นๆ ที่เหมาะสำหรับทำการตลาดแบบ Automation อีกด้วย

Magnetolabs เป็น Certified Partner กับ HubSpot ถ้าคุณสนใจอยากที่จะเอา HubSpot ซึ่งเป็น Inbound Marketing Software ชั้นนำของโลกไปช่วยพัฒนาการตลาด การขาย และการบริการของคุณดียิ่งขึ้น คุณสามารถติดต่อเรามาได้เลย

Note:

Magnetolabs ของเราเองก็มีการนำระบบ CRM มาใช้ ซึ่งเวลาที่เรามี Leads ติดต่อเข้ามา เราก็จะมีการสร้าง Deals เอาไว้ในระบบ CRM ของเรา ทำให้เราสามารถเช็กได้อยู่ตลอดว่า วันนี้ต้อง Follow Up อะไรไหม มี Leads ที่ขอข้อมูลอะไรเพิ่มไหม หรือทุกครั้งที่มีการติดต่อกับลูกค้า เราควรจะต้องอัปเดตข้อมูลเสมอ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามงานได้ค่ะ

ขายของ 2 บรรทัด ถ้าหากคุณอ่านบทความนี้จบแล้วรู้สึกสนใจ Solution ของระบบ CRM หรืออยากสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Inbound Marketing ก็สามารถทักมาพูดคุยกับ Magnetolabs ได้เลยนะคะ

สรุป

การทำ CRM ในบริษัทถือเป็นหนึ่งวิธีในการที่จะช่วยให้ทีมขายของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีระบบและประหยัดเวลามากขึ้น แต่ก็ยังจำเป็นที่จะต้องใช้ Human Skill ในการที่จะอัปเดตงานอยู่เสมอ ซึ่งจะต้องฝึกให้เป็นนิสัย เพื่อดึงประสิทธิภาพของระบบ CRM ออกมาให้ได้มากที่สุดค่ะ

จากที่เราแนะนำนั้นเป็นเพียงเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการเริ่มต้นใช้ระบบ CRM ค่ะ โดย Features อาจจะไม่ได้เยอะมาก แต่จริงๆ แล้วยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ แต่อย่าลืมว่าคุณควรจะต้องเลือกใช้เครื่องมือที่สอดคล้องกับ Objective และความเหมาะสมกับบริษัทจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดนะคะ

ถ้าหากคุณมีคำถาม หรืออยากให้เราอธิบายตรงไหนเพิ่มเติม คอมเมนต์ไว้ได้เลยนะคะ 🙂

New call-to-action

Author

Katina

แอปเป็น Digital Marketing Executive ของ Magnetolabs ที่ชื่นชอบการทำ Modern Marketing มากกว่า Traditional Marketing และคลั่งไคล้การเสพคอนเทนต์ต่างประเทศ เช่น HubSpot, Jeffbullas, Marketing Land เวลาว่างชอบดูหนัง อ่านหนังสือ เล่นกีฬา Outdoor Activities หลงรักการถ่ายภาพ การท่องเที่ยวทั้งในและต่างประเทศ
แอปเป็น Digital Marketing Executive ของ Magnetolabs ที่ชื่นชอบการทำ Modern Marketing มากกว่า Traditional Marketing และคลั่งไคล้การเสพคอนเทนต์ต่างประเทศ เช่น HubSpot, Jeffbullas, Marketing Land เวลาว่างชอบดูหนัง อ่านหนังสือ เล่นกีฬา Outdoor Activities หลงรักการถ่ายภาพ การท่องเที่ยวทั้งในและต่างประเทศ

Related Blog

Leave Your Comment