เพิ่มประสิทธิภาพทีมขายด้วยระบบ CRM ใน 5 นาที!

“ตอนนี้คุณคุยกับลูกค้าถึงไหนแล้ว? ต้อง Follow Up อีกทีวันไหนนะ?”

“อีก 3 วันต้อง Follow Up คุณ A จาก Company B นะ”

มันคงจะน่าปวดหัวมากถ้าหากในทุกๆ เช้าคุณจะต้องเอาเวลามานั่งระลึกถึง Task ต่างๆ ที่คุณต้อง Follow Up แบบนี้เรื่อยๆ ใช่ไหมคะ?

ระบบ CRM จึงเป็น Solution ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเรื่องนี้ค่ะ

ซึ่งปกติแล้วระบบจะทำหน้าที่เป็นเหมือนผู้ช่วยส่วนตัวของทีมขาย ในการที่จะ Follow Up Deals และเอกสารต่างๆ ที่คุณจะต้องรวบรวมจาก Leads แถมยังช่วยให้คุณเห็นได้ว่าตอนนี้ Leads ของคุณอยู่ใน Stage ไหนแล้วบ้าง เหลือ Process อะไรที่จะต้องตามอีกไหม ใกล้จะ Close Won หรือยัง?

ดังนั้นถ้าหากคุณเป็นคนหนึ่งที่อยากเพิ่มยอดขายมากขึ้นและมีชีวิตในการทำงานง่ายขึ้นแล้วละก็เราเชื่อว่าพอคุณอ่านบทความนี้จบ คุณจะมีไอเดียหรือแนวทางใหม่ๆ ในการบริหารจัดการทีมขายของคุณได้อย่างแน่นอน

ก่อนอื่นเราขอเริ่มที่ความหมายของระบบ CRM ก่อนนะคะ

CRM คืออะไร?

CRM คือ ศาสตร์การบริหารจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทของคุณกับลูกค้าอย่างหนึ่ง เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดการกระบวนการต่างๆ ในทีมหรือในบริษัทสามารถนำเสนอสินค้าหรือบริการที่ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น

ส่วนการทำ CRM ในยุคปัจจุบันนี้ ก็จะมีการใช้ Software เข้ามาเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการทำ CRM ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้นั้นถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำงานของคุณเป็นระบบมากขึ้น โดยซอฟต์แวร์บางตัวสามารถช่วยคุณเก็บข้อมูลและพฤติกรรมต่างๆ ของลูกค้าได้อีกด้วย

ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ก็จะมีหลากหลายราคาแตกต่างกันออกไป ทั้งสำหรับ SME ที่เริ่มใช้งานได้ฟรี จนไปถึงระดับ Enterprise Solution ราคาหลักล้าน หรือสิบล้านบาทต่อปีเลยทีเดียว

ดังนั้นเราจึงอยากแนะนำให้คุณนึกถึง Objective ในการดำเนินธุรกิจของคุณแล้วเลือก ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณนะคะ

ระบบ CRM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมขายได้ยังไง?

1. ช่วยลดภาระของทีมขาย

เราเชื่อว่าข้อนี้จะเป็นสิ่งที่หลายๆ คนสนใจ เพราะการปิดการขายนั้นไม่ได้ยุ่งยากเท่ากับการจัดการกองเอกสารใช่ไหมคะ?

ด้วยระบบ CRM คุณจะสามารถจัดการให้เสร็จได้ภายในคลิกเดียว อย่างเช่น เวลาคุณต้องการหาเพื่อข้อมูลของลูกค้า หรืออัปเดตล่าสุดจากลูกค้า  คุณจะไม่จำเป็นต้องเลื่อนผ่านอีเมลเป็นร้อยๆ หรือเปิดสมุดโน๊ตเป็นสิบๆ หน้าอีกต่อไป เพราะฐานข้อมูลของลูกค้าจะถูกเก็บอยู่ในระบบ CRM ของคุณ แถมยังช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย

 

2. ช่วยให้ทีมขายบริหารเวลาได้ดีขึ้น

เป็นที่รู้กันดีอยู่แล้วว่าการเริ่มต้นขายนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่ในขั้นตอนของการปิดการขายนี่สิน่าจะเป็นเรื่องยากน่าดู ไม่ว่าจะเป็นการให้ลูกค้ากรอกฟอร์ม เซ็นเอกสารต่างๆ มากมาย แถมลูกค้าแต่ละเจ้าก็ยังอยู่ใน Stage ที่ต่างกันออกไป ถ้าหากต้องมาไล่ตามทุกๆ Task พร้อมกัน คงจะเสียเวลาไปน่าดู

เพราะฉะนั้นระบบ CRM ที่ดีจะสามารถช่วยลดภาระของทีมขายได้ ทำให้ทีมขายของคุณไม่จำเป็นต้องคอยจดเวลา หรือวันที่ในการติดต่อ หรือ Follow Up Task จาก Leads ของพวกเขาอีกเลย

เพราะพวกเขาจะสามารถ จัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลอีกว่า จะมี Leads คนไหนที่ไม่ได้รับการติดต่อกลับ มีเอกสารอะไรที่ยังตกหล่นอยู่หรือเปล่า หรือทำไม Task นี้ถึงยังไม่เสร็จ กำลังติดปัญหาอยู่ตรงไหนหรือเปล่า

3. เข้าใจความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

ถ้าหากมีการติดต่อจาก Leads เข้ามานั่นก็หมายความว่า พวกเขามีความสนใจในสินค้าหรือบริการจากคุณใช่ไหมคะ? แต่ในทางกลับกันพวกเขาก็มีความคาดหวังว่า สินค้าหรือบริการจากคุณจะสามารถแก้ปัญหาให้พวกเขาได้เช่นกัน

เพราะฉะนั้นการที่ต้องอาศัยทีมขายที่มีประสิทธิภาพและรู้จักสินค้าของตัวเองดี นั้นถือเป็นเรื่องที่สำคัญมาก แต่ลองจินตนาการตามว่า ถ้าหากคุณมี Leads มากกว่า 500 รายขึ้นไป ทีมขายของคุณจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่ไปกับการโทรติดต่อ Leads เป็นร้อยๆ ราย แล้วต้องใช้เวลานานเท่าไหร่ในการ Follow Up Deal และเอกสารที่จำเป็น?

ดังนั้นการทำ CRM จะช่วยย่นระยะเวลาในการติดตาม Task เหล่านั้นที่อาจต้องใช้เวลาทำหลายวัน หรือบางทีอาจเป็นอาทิตย์ จะลดลงเหลือเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น เพราะทีมขายของคุณจะสามารถเลื่อนดูประวัติการติดต่อ หรือข้อมูลที่ Leads เคยส่งให้ในระบบ CRM ได้ทั้งหมดและมีเวลาไปพูดคุย หรือสอบถามความต้องการของ Leads เพิ่มเติมได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะมี Tasks ไหนตกหล่นหรือเปล่าอีกเลย

ซอฟท์แวร์แนะนำ: เริ่มต้นใช้ CRM อย่างง่ายๆ ด้วย Trello

สำหรับ Tools ที่เราจะมาแนะนำวันนี้ คือ Trello ซึ่งถือว่าเป็น Tools ที่ค่อนข้างเหมาะสมสำหรับใครที่คิดจะเริ่มต้นนำระบบ CRM เข้ามาใช้ แต่ก่อนอื่นเลย เรามาดูหน้าตาของ Trello กันค่ะ

หลังจากที่คุณ Sign Up และ Log in เข้ามา คุณจะเข้ามาเจอบอร์ดนี้เป็นบอร์ดแรกของคุณ ส่วนภายในบอร์ดก็จะมีลิสต์ย่อยๆ ที่เรียกว่า Card ซึ่งจุดเด่นของ Trello คือ คุณสามารถออกแบบและตั้งชื่อได้เองทั้งหมดเพื่อความสะดวกในการทำงานของทีมค่ะ เช่น CRM Board หรือ Deals To Follow ก็ได้เหมือนกันค่ะ

เพิ่มประสิทธิภาพทีมขายด้วยระบบ CRM ใน 5 นาที

อย่างตัวอย่างข้างต้นนี้คือ CRM Board ที่คุณสามารถ Invite ทีมของคุณเข้ามา Collaborate ได้ ซึ่งโปรแกรม Trello นี้จะมี Features ที่สามารถ Assign Task ให้กับบุคคลนั้นๆ พร้อมกับกำหนด Deadline ได้ค่ะ โดยทุกคนที่ถูก Invite เข้ามาในบอร์ดจะสามารถติดตามผลได้แม้เจ้าของ Card นั้นไม่อยู่ก็ตาม

ยกตัวอย่างเช่น สัปดาห์ที่แล้วเรามีติดต่อกับ Company B ไป แต่เรากำลังจะขอลางานไปทำธุระ เราก็สามารถคอมเมนต์และ Assign กับคนที่เราจะฝากให้ช่วยตามงานต่อได้ แถมไม่ต้องโทรหากันตลอดเวลา หรือเขียน Post it แปะไว้ที่หน้าคอม และคุณสามารถเลือกที่จะฝากงานไว้กับคนที่อยู่ใน card หรือทุกคนที่อยู่ใน Board นี้ทั้งหมดเลยก็ได้ค่ะ

เพิ่มประสิทธิภาพทีมขายด้วยระบบ CRM ใน 5 นาที

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่างของการเริ่มทำ CRM ด้วย Trello นะคะ อย่างที่เราได้บอกไปตั้งแต่แรกว่าเป็นการเริ่มต้น เพราะฉะนั้นข้อด้อยหลังๆ ของ Trello คือ Deal, Company กับ Contact ไม่ สามารถ Sync กันได้ จึงยังต้องมีการฝึกอบรบการใช้ให้เป็นนิสัยและยังต้องอาศัย Human Skill ในการทำงานอยู่ดีค่ะ

เพราะระบบ CRM นั้นถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่เข้ามาช่วยให้การทำงานของทีมขายง่ายขึ้น ไม่ใช่การเข้ามาทำแทนค่ะ

ซอฟต์แวร์อื่นๆ แนะนำ

ซอฟต์แวร์สำหรับการทำ CRM ยังมีอีกมากมาย เช่น Salesforce หรือ HubSpot ที่เป็น Enterprise Solution ที่มีราคาค่อนข้างสูง หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ อย่าง Pipedrive หรือ Insightly ที่ราคาอาจจะเป็นมิตรกับธุรกิจ SME มากกว่า

Note:

Magnetolabs ของเราเองก็มีการนำระบบ CRM มาใช้ ซึ่งเวลาที่เรามี Leads ติดต่อเข้ามา เราก็จะมาการสร้าง Deals เอาไว้ในระบบ CRM ของเรา ทำให้เราสามารถเช็คได้อยู่ตลอดว่า วันนี้ต้อง Follow Up อะไรไหม มี Leads ที่ขอข้อมูลอะไรเพิ่มไหม หรีอทุกครั้งที่มีการติดต่อกับลูกค้า เราควรจะต้องอัปเดตข้อมูลเสมอ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามงานได้ค่ะ

ขายของ 2 บรรทัด ถ้าหากคุณอ่านบทความนี้จบแล้วรู้สึกสนใจ Solution ของระบบ CRM หรืออยากสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Inbound Marketing ก็สามารถทักมาพูดคุยกันได้ที่นี่เลยนะคะ

สรุป

การทำ CRM ในบริษัทถือเป็นหนึ่งวิธีในการที่จะช่วยให้ทีมขายของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีระบบและประหยัดเวลามากขึ้น แต่ก็ยังจำเป็นที่จะต้องใช้ Human Skill ในการที่จะอัปเดตงานอยู่เสมอ ซึ่งจะต้องฝึกให้เป็นนิสัย เพื่อดึงประสิทธิภาพของระบบ CRM ออกมาให้ได้มากที่สุดค่ะ

จากที่เราแนะนำนั้นเป็นเพียงเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการเริ่มต้นใช้ระบบ CRM ค่ะ โดย Features อาจจะไม่ได้เยอะมาก แต่จริงๆ แล้วยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ แต่อย่าลืมว่าคุณควรจะต้องเลือกใช้เครื่องมือที่สอดคล้องกับ Objective และความเหมาะสมกับบริษัทจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดนะคะ

ถ้าหากคุณมีคำถาม หรืออยากให้เราอธิบายตรงไหนเพิ่มเติม คอมเมนต์ไว้ได้เลยนะคะ 🙂

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *